પ્રૉજેક્ટ-મૅનેજમેન્ટ : કોઈ એક કાર્યક્રમ(programme)ના ભાગ-સ્વરૂપની પરિયોજના(project)ને પૂરી કરવા માટે સમયનો અંદાજ કાઢીને તેનું સંચાલન કરવાની પદ્ધતિ. સરકાર, સંસ્થા અથવા પેઢીના કોઈ વ્યાપક કાર્યક્રમમાં સમાવિષ્ટ જુદી જુદી પરિયોજનાઓ તે કાર્યક્રમનો ભાગ હોવાથી પ્રત્યેક પરિયોજનાનું સંચાલન સ્વતંત્ર રીતે કરવામાં આવે છે; છતાં તેના ઉપર કોઈ વરિષ્ઠ તંત્રની પ્રત્યક્ષ અથવા પરોક્ષ દેખરેખ હોય છે. આમ કાર્યક્રમ એ સંહતિ છે અને પરિયોજના તેની ઉપસંહતિ છે. પરિયોજના વાસ્તવમાં પરસ્પર સંબંધો ધરાવતાં અનેક કાર્ય સમાવતી, નિશ્ચિત ઉદ્દેશ પાર પાડવાની બાંધેલા સમય અને સાધનોની મર્યાદામાં કાર્યદક્ષતાથી સંચાલિત થતી એક અનન્ય, ચોક્કસ અને સ્વતંત્ર પ્રવૃત્તિ છે. તેના આ ખાસ સ્વરૂપને લીધે તેનો ઉપયોગ સંશોધન અને વિકાસના ક્ષેત્રમાં સામાજિક અને આર્થિક વિકાસના કાર્યમાં અને વસ્તુઓ, સેવાઓ અથવા જ્ઞાનનું સર્જન કરતાં ક્ષેત્રોમાં વ્યાપક રીતે વિસ્તર્યો છે. યુ.એસ.ના અવકાશ સંશોધન અને સંરક્ષણ સાથે સંકળાયેલા ઉદ્યોગોએ ‘પ્રૉજેક્ટ’ શબ્દને સૌપ્રથમ પ્રચલિત કર્યો હતો. આજે આ શબ્દનો પ્રયોગ સાર્વત્રિક રીતે સરકારી ક્ષેત્રે, શસ્ત્રસરંજામના ઉત્પાદનમાં, કુદરતી તેલ અને વાયુના સ્રોતની શોધખોળ કરવામાં, નહેરો–પુલ–બંધ–રસ્તા વગેરેના બાંધકામમાં, વિમાન અને રેલસેવાના સર્જનમાં, જાહેર બાંધકામનાં અનેક કાર્યોમાં, જાહેર કૉર્પોરેશનો અને સરકારી કંપનીઓની વિવિધ પ્રવૃત્તિઓમાં તેમજ ખાનગી ક્ષેત્રે બાંધકામક્ષેત્રમાં અને અનેક નાનીમોટી કંપનીઓનાં વિસ્તરણ અને વૈવિધ્યીકરણના નિર્ણયોમાં એક સ્વતંત્ર કાર્યતંત્ર તરીકે સર્વસ્વીકૃત થયો છે. વળી આરોગ્યની સેવાઓમાં, શૈક્ષણિક સંસ્થાઓ અને વિશ્વવિદ્યાલયોમાં, ખેતી અને ઉદ્યોગને લગતી સંશોધન- સંસ્થાઓમાં પણ તેનો ઉપયોગ વિસ્તર્યો છે.
પરિયોજનાના ઉદ્દેશો સામાન્ય રીતે આ પ્રમાણેના હોવાનું જોવામાં આવ્યું છે : (1) આર્થિક વિકાસને પ્રોત્સાહક એવી પાયાની ઔદ્યોગિક અને ખેતી-સહાયક પ્રવૃત્તિઓ હાથ ધરીને અર્થતંત્રને સક્ષમ બનાવવામાં મદદ કરવી; (2) દેશના અવિકસિત વિસ્તારોમાં નવા ઔદ્યોગિક એકમો શરૂ કરીને ઔદ્યોગિક વિકાસમાં સમતુલા કરવાના પ્રયત્નને સફળ બનાવવો; (3) તંત્ર-વિદ્યાકીય નવશોધનોમાં ઝડપથી પણ તૂટક તૂટક વિકાસ થતો હોય ત્યારે પરિયોજનાનો ઉપયોગ કરીને નવશોધનોનો લાભ લેવો; (4) લોકોની રુચિ અને પસંદગીમાં થતા ફેરફારોને લીધે બજારમાં જે નવી તકો ઊભી થાય તેમને ઝડપી લઈને શક્ય તેટલો વહેલો લાભ લેવામાં મદદ કરવી; (5) સંસ્થા કે પેઢીનાં પ્રાપ્ય રોકાણનાં સાધનોનું સક્ષમ અને સમતોલ રોકાણ-મિશ્ર ઉપસાવવામાં મદદ કરવી; (6) સંસ્થા કે પેઢીની ચીલાચાલુ ઉત્પાદનપદ્ધતિથી નફાનું પ્રમાણ સ્થગિત થઈ ગયું હોય અથવા ઘટવા માંડ્યું હોય ત્યારે ઉત્પાદનની નવી પદ્ધતિઓ અપનાવીને ઊંચા દરે નફો રળી અપાવવો; (7) કુલ ઉત્પાદન-ખર્ચ લઘુતમ આવે અને કાર્ય-પરિણામો ઊંચી સપાટીનાં હાંસલ થાય તે જોવું; (8) સંસ્થા કે પેઢીના ભાવિ વિકાસ માટે જરૂરી રોકાણભંડોળનો સ્રોત નફામાંથી ઊભો કરવો; (9) માનવસાધનને સ્વતંત્રતા સાથે સત્તાની સોંપણી કરીને માનવકૌશલ અને વ્યવહારને સર્જનાત્મક અને નવશોધક દિશામાં વાળવાના પ્રયત્નોમાં મદદ કરવી અને (10) પરિયોજનાના ઉદ્દેશો દ્વારા કાર્યક્રમના ઉદ્દેશો હાંસલ કરવામાં મદદ કરવી.
વ્યવહારમાં પરિયોજનાના સંચાલનમાં નીચે પ્રમાણેનાં કાર્યો થતાં હોવાની પ્રતીતિ થાય છે : (1) પરિયોજના અંગેની પરિકલ્પનાનો વિકાસ કરવો અને તેનું વિચારમંડાણ કરવું; (2) તેની રચના કરીને દરખાસ્ત તૈયાર કરવી; (3) તેની મંજૂરી મેળવવી; (4) તેના વિશે સ્વતંત્ર વ્યવસ્થાતંત્રની રચના કરવી અને સત્તા-જવાબદારીના સંબંધો સ્થાપવા; (5) તેના અમલની શરૂઆત કરીને તેના અંત સુધીનાં કાર્યોને દોરવણી અને માર્ગદર્શન આપવાં તથા દેખરેખ અને અંકુશ રાખવાં; (6) તેનાં પરિણામો મેળવવાં અને તેમનું મૂલ્યાંકન કરવું અને (7) તેના માટેનો બાંધેલો સમય અને સોંપેલું કાર્ય જ્યારે પૂરાં થાય ત્યારે તેનું વિસર્જન કરવું.
પરિયોજનાના સંચાલનમાં અહેવાલોનું સવિશેષ સ્થાન હોય છે. આવા અહેવાલો (ક) પરિયોજનાનાં વિચારમંડાણ અને યથાર્થતા; (ખ) તે અંગેની દરખાસ્તોની મુલવણી અને મંજૂરી; (ગ) તેનાં દોરવણી, દેખરેખ અને અમલ તથા (ઘ) તેનાં ધ્યેયસિદ્ધ, મૂલ્યાંકન અને અન્વેષણ – એમ ચાર પ્રકારના તબક્કામાં તૈયાર કરવામાં આવે છે.
(ક) પરિયોજનાનાં વિચારમંડાણ અને યથાર્થતા અંગેના અહેવાલોમાં (1) મૂળ વિચાર કેવી રીતે ઉદભવ્યો અને તેનો વિકાસ કેવી રીતે થયો તેની પૂર્વભૂમિકા અને પરિયોજનાના સ્વરૂપનું સ્પષ્ટ નિર્દેશન, (2) વસ્તુ કે સેવાની માગનું સમગ્રલક્ષી કે ક્ષેત્રીય વિશ્લેષણ, (3) પ્રાપ્ય વૈકલ્પિક તંત્રવિદ્યાઓનું વિશ્લેષણ અને તેમાંથી કોઈ એકની પસંદગી, (4) સ્થાન-પસંદગી, (5) સાધનસામગ્રી અને અનિવાર્ય સેવાઓની જરૂરિયાત અને પ્રાપ્યતા, (6) હાલમાં ઉપલબ્ધ સાધન-સેવાઓનું મૂલ્યાંકન-વિશ્લેષણ, (7) બાંધકામની સમયસારણી, (8) મૂડીખર્ચનાં અંદાજ, પડતર અને નફાનું વિશ્લેષણ, (9) વિચારાધીન પરિયોજનાની શક્તિઓ, નબળાઈઓ, તકો અને ભયસ્થાનો/જોખમોનું વિશ્લેષણ અને તે કેવી રીતે લાભ-માહિતીકરણમાં ફાળો આપશે તેનું વિવરણ અને (10) પર્યાવરણ-વિશ્લેષણ (પ્રદૂષણનિયંત્રણ) વગેરે બાબતોનો સમાવેશ કરવામાં આવે છે.
(ખ) પરિયોજનાની દરખાસ્તની મુલવણી અને મંજૂરી અંગેના અહેવાલોમાં (1) પૂર્વભૂમિકા, (2) ઇષ્ટ ભાવિ ર્દષ્ટિ (vision), (3) પ્રવર્તમાન વ્યૂહરચના અને વ્યૂહરચનાત્મક પગલાં લેવાના કાર્યક્રમનું નિરૂપણ, (4) વિદેશી સહયોગ, મૂડીરોકાણ, સાધનસુવિધાઓ અને માનવસાધન-જરૂરિયાત વગેરેનું વિસ્તૃત વર્ણન, (5) વૈકલ્પિક પરિયોજનાઓના લાભ-પડતરની ગણતરીઓ, (6) જોખમ-વિશ્લેષણ, (7) પર્યાવરણરક્ષણનાં પગલાં અને (8) સરકાર તથા સ્થાનિક સત્તામંડળની આવશ્યક પરવાનગી વગેરે બાબતોનો સમાવેશ કરવામાં આવે છે.
(ગ) પરિયોજનાનાં દોરવણી, દેખરેખ અને અમલ અંગેના અહેવાલોમાં (1) પડતર-વિશ્લેષણ, (2) નફાકારકતા, (3) ઉત્પાદન-ક્ષમતા, (4) માલસામગ્રી, (5) વેચાણ, (6) સમતૂટ-બિંદુ (break-even-point) વિશ્લેષણ, (7) કાર્યપરિણામો, (8) માનવસાધન-જરૂરિયાત, (9) સાધનોની સાધનસામગ્રી-જરૂરિયાત, (10) વિચલન(variation)-વિશ્લેષણ અને (11) રોકડ-પ્રવાહ, આવક, મૂડીખર્ચ, મેળવણી, ગુણોત્તર-વિશ્લેષણ જેવી નાણાકીય વિગતોનાં આંકડાકીય વિવરણો વગેરે બાબતોનો સમાવેશ કરવામાં આવે છે.
(ઘ) પરિયોજનાનાં ધ્યેયસિદ્ધિ, મૂલ્યાંકન અને અન્વેષણ અંગેના અહેવાલોમાં (1) મંજૂરી મુજબના ઉદ્દેશ અને હેતુઓનું અમલીકરણ અને અમલની વ્યૂહરચનાઓનું વિશ્લેષણ, (2) ઉદ્દેશોની સિદ્ધિ, (3) અમલ દરમિયાન અનુભવેલાં મુશ્કેલીઓ અને ભયસ્થાનો અને (4) અનુભવના આધારે મેળવેલી શિખામણ વગેરે બાબતોનો સમાવેશ કરવામાં આવે છે.
પરિયોજનાના સંચાલનની સફળતા માટે તેના મુખ્ય સંચાલકમાં સંગઠનાત્મક આયોજન, સાધનસામગ્રી અને માનવસાધનનાં આયોજન, સંકલન અને અંકુશ અને વિવિધ માધ્યમી માહિતી-વિશ્લેષણમાં પારંગતતા હોવાં જરૂરી છે. વળી તેનામાં કારખાનું, કાર્યાલય-યંત્રો અને ઓજારોની તરેહો વગેરેની જાણકારી, ઉત્પાદન-ક્રિયાઓનું સમયાંકન કરવાની ક્ષમતા, વહીવટી વ્યવસ્થામાં કાબેલિયત તથા જમાના અનુસાર કરવાની ક્ષમતા જરૂરી, અનુકૂલનની કુશળતા અને સહકાર્યકરો તથા કર્મચારીઓમાં શક્તિ અને ઉત્સાહ પ્રેરી શકે તેવો નેતૃત્વગુણ વગેરે હોવાં જરૂરી છે.
પરિયોજનાના સંચાલનમાં કેટલીક વાર નિષ્ફળતા પણ મળે છે. તેમાં ભાગ ભજવતા સંજોગો નીચે મુજબના હોવાનું જોવામાં આવ્યું છે : (1) તંત્રવિદ્યાકીય ક્ષેત્રે થતા ફેરફારો અને બજારમાં બદલાતાં રહેતાં પરિબળોનું યથાયોગ્ય નિદાન કરવામાં અસમર્થતા, (2) સંચાલક-મંડળની પૂર્વગ્રહબદ્ધ નીતિઓ, (3) રાજકીય હિતોની દખલગીરી, (4) ચાવીરૂપ અધિકારીઓનાં ગેરકાનૂની દબાણને વશ થવાનું વલણ, જરૂરી કૌશલની ઊણપ, નકારાત્મક અભિગમ અને મુશ્કેલ કાર્યોનો ઉકેલ લાવવામાં દીર્ઘસૂત્રતા, (5) સંચાલકોમાં એકજૂથની ભાવનાનો અભાવ અને (6) મુક્ત વિચાર-વિનિમયના વાતાવરણનો અભાવ.
માહિતી–તંત્રવિદ્યાક્ષેત્રે ઝડપથી થતા ફેરફારોને લીધે કૃત્રિમ બૌદ્ધિક કાર્યો કરતાં યંત્રોમાં ક્રાંતિ થઈ રહી છે અને ‘ઇન્ટ્રાનેટ’ અને ‘ઇન્ટરનેટ’ને લીધે વીજાણુકીય વ્યાપાર વધી રહ્યો છે. આ પરિપ્રેક્ષ્યમાં વૈશ્વિક વ્યાપાર વધતાં ગ્રાહક-સંતોષ અને વાણિજ્યિક સાહસનો સમન્વય કરતી પરિયોજનાના સંચાલન માટે ઇષ્ટ ભાવિ ર્દષ્ટિ (vision) રાખીને અપનાવેલ જીવનકર્તવ્ય (mission) વિકસાવવાનું, આંતરરાષ્ટ્રીય અને રાષ્ટ્રીય બજારમાં હરીફાઈ વધારતાં રહેવાનું, પુનર્-ઇજનેરીકરણ અને કુલ ગુણવત્તા-અંકુશથી સતત સુધારણા કરતાં રહેવાનું, કર્મચારીઓને તેમનાં બદલાતાં જતાં મૂલ્યો સાથે અસરકારક બનાવવા માટે તેમનામાં સત્તા-શક્તિનું સિંચન કરવાનું, પોતાના વ્યવસ્થાતંત્રને સતત ગતિશીલ રાખવાનું અને બદલાતી રહેતી પરિસ્થિતિ સાથે કદમ મિલાવતા રહેવાનું પડકારરૂપ બની રહ્યું છે.
જ. ઈ. ગઠિયાવાલા