સચિવાલય

સચિવાલય : વહીવટીતંત્રનો સર્વોચ્ચ એકમ અને કોઈ પણ સંસ્થા કે સરકારનું મુખ્ય વહીવટી કાર્યાલય. તેના વહીવટી વડા સચિવો હોવાથી સચિવોનું કાર્યાલય તે સચિવાલય. રોજબરોજનાં વહીવટી કાર્યોનું સંચાલન સરળ અને કાર્યક્ષમ બને તે માટે સચિવાલય હોય છે. આથી તેની કામગીરીમાં વહીવટની વિવિધ અને વ્યાપક પ્રવૃત્તિઓનો સમાવેશ થાય છે. તેની રચના સોપાનિક ધોરણે થયેલી હોય છે. સમગ્ર તંત્રમાં સર્વોચ્ચ ટોચ પર એક વહીવટી વડો હોય છે અને ક્રમશ: નીચેના સ્તરો પર વિવિધ વહીવટદારો ઊતરતા ક્રમે કામ કરે છે. સોપાનિક પદરચનાને ધોરણે આ વહીવટી એકમ કામ કરે છે. કાર્યાલયમાં સર્વોચ્ચ સ્તરે ઘડાતી નીતિઓ સોપાનિક પદરચના દ્વારા છેક નીચેના સ્તરે અમલમાં મુકાતી હોય છે. બીજી તરફ છેક નીચેના સ્તરે સંસ્થા અને પ્રજા વચ્ચે થતી કામગીરી ક્રમશ: ઉપરના સ્તરે પહોંચે છે અને આવશ્યક સ્તરે નિર્ણયો લેવાય છે – આ રીતે વિવિધ સ્તરે આદેશ-પથ દ્વારા કામગીરીનું વહન થાય છે અને તેમાંથી સંસ્થા કે સરકારનો વહીવટ નીપજે છે. સરકારનું સૌથી મહત્વનું કાર્ય કાયદો અને વ્યવસ્થાની જાળવણીનું છે, જેમાં વહીવટી તંત્રની પ્રમુખ ભૂમિકા હોય છે.

આ વહીવટી પ્રક્રિયામાં અરજી કે ફરિયાદો લેવાથી માંડીને તેને ફાઇલ કરવાનું, તેને ઉપરના સ્તરોએ પહોંચાડવાનું, માહિતીનો સંગ્રહ કરવાનું, તે અંગે જવાબો કે પત્રોની લેવડદેવડનું, મુલાકાતીઓની આવનજાવનનું અને ટેલિફોન કે પ્રવાસ સુધીનું કામ સમાવિષ્ટ હોય છે. વધુમાં બે અલગ અલગ કચેરીઓ વચ્ચે કાર્યોનું સંકલન કરવાની કામગીરી સચિવાલયના વહીવટનો એક ભાગ હોય છે; જેમાં સંચાલન કક્ષાની કામગીરી સાથે નાણાકીય લેવડદેવડના ખર્ચ અને હિસાબો જેવી પ્રક્રિયાઓ સામેલ થયેલી હોય છે. આવાં વહીવટી કાર્યાલયો કોઈ એક રાજ્ય કે પ્રચંડ મોટું કદ ધરાવતાં રાજ્યોના વિવિધ ભૌગોલિક વિસ્તારો સુધી ફેલાયેલાં હોય છે. તેમાં વહીવટી નિર્ણયો ઉપરથી છેક નીચેના સ્તર સુધી તેમજ છેક નીચેના સ્તરથી ઉપર સુધી પહોંચે છે. આ સાથે વિશેષ ક્ષેત્રોની વહીવટી કામગીરી પણ તેમાં આવરી લેવાય છે; જેમ કે, તબીબી સેવાઓ યા કાનૂની સેવાઓ. આ બધાં કાર્યોમાં વ્યાપક વહીવટી કર્મચારીઓ સંકળાયેલા હોય છે.

આ સંદર્ભમાં સચિવાલય માહિતીનો ભંડાર છે. તેમાંથી મળતી માહિતીને આધારે જે તે બાબતની નીતિઓ ઘડાય છે અને અમલમાં મુકાય છે. તેની કામગીરીને અંતે કાર્યક્ષમતાનું મૂલ્યાંકન થતું હોય છે.

આંતરરાષ્ટ્રીય કક્ષાએ લીગ ઑવ્ નૅશન્સને સચિવાલય હતું. યુનો (સંયુક્ત રાષ્ટ્રસંઘ) તેના વડા મથક ન્યૂયૉર્ક ખાતે આવું સચિવાલય ધરાવે છે. યુનોના જિનીવા કાર્યાલય સાથે તે વહીવટી રીતે સંકળાયેલું છે. યુનોના સેક્રેટરિયેટના વડા અને મુખ્ય વહીવટી અધિકારી મહામંત્રી (સેક્રેટરી જનરલ) છે. તેની સામાન્ય સભા દ્વારા પાંચ વર્ષ માટે નિમણૂક થાય છે, તેમની પુન: નિમણૂક શક્ય હોય છે. સામાન્ય સભાની તમામ બેઠકોનું સંચાલન કરનાર તેઓ મુખ્ય વહીવટી અધિકારી છે. વધુમાં સલામતી સમિતિ, આર્થિક અને સામાજિક કાઉન્સિલ અને ટ્રસ્ટીશિપ કાઉન્સિલની બેઠકોનું પણ વહીવટી સંચાલન તેઓ કરે છે. આ ઘટકો અન્ય જે કોઈ કાર્યો સોંપે તે અંગે પણ તેઓ કામગીરી બજાવે છે. સચિવાલયના વહીવટી અધિકારીઓ અને કર્મચારીઓ તેમને મદદરૂપ બને છે. યુનોની કામગીરી અંગેનો વાર્ષિક અહેવાલ તેઓ સામાન્ય સભા સમક્ષ મૂકે છે. યુનોની આંતરરાષ્ટ્રીય સનદી સેવાના વડા તરીકે મહામંત્રી કાર્ય કરે છે. યુનો સમક્ષ આવતી ધમકીઓ પરત્વે તેઓ સામાન્ય સભાનું ધ્યાન દોરે છે.

આવી સંસ્થાઓ ઉપરાંત રાજ્યોના મુખ્ય અને સર્વોચ્ચ વહીવટી એકમો સચિવાલય તરીકે ઓળખાય છે. ભારતીય સંદર્ભમાં કેન્દ્ર સરકારનું મુખ્ય વહીવટી કાર્યાલય કેન્દ્રીય સચિવાલય તરીકે જાણીતું છે. તે ખાતાંઓ યા મંત્રાલયોથી બનેલું સંકુલ કાર્યાલય છે અને તેના વહીવટી વડા સચિવો હોય છે. તેના રાજકીય વડા મંત્રીઓ હોય છે.

બ્રિટિશ શાસનના આરંભે સચિવાલયની કામગીરી શરૂ થઈ હતી. તે સમયે ગવર્નર જનરલનું કાર્યાલય સચિવાલય તરીકેની કામગીરી બજાવતું હતું. ક્રમશ: તેનાં કદ અને પ્રવૃત્તિઓના કાર્યક્ષેત્રમાં ધરખમ વધારો થયો. 1784માં તેમાં સામાન્ય, મહેસૂલ અને વાણિજ્ય – એમ ત્રણ શાખાઓ હતી. 1793માં ન્યાયવિષયક શાખા તેમાં ઉમેરાઈ.

1793થી 1834 દરમિયાન કેન્દ્રીય સચિવાલય ચાર શાખાઓ દ્વારા કાર્ય કરતું હતું. આ સ્થિતિ લાંબા સમય સુધી ચાલુ રહેલી. પરંતુ બ્રિટિશ રાજ્યના વ્યાપ અને તેની સામેના અવરોધોને કારણે તે 1919માં નવ, 1939માં દસ અને 1947માં અઢાર ખાતાંઓમાં કામ કરતું હતું. સ્વાતંત્ર્યપ્રાપ્તિ ટાણેના આ અઢાર ખાતાંઓ ભારતની આઝાદી બાદ મંત્રાલયો તરીકે ઓળખાવા લાગ્યાં. સ્વાતંત્ર્યપ્રાપ્તિને કારણે વહીવટી કાર્યોનાં કદ, વિસ્તાર અને વૈવિધ્યમાં જંગી વધારો થયો, પરંતુ તેના પ્રમાણમાં સચિવાલય ખાતે મંત્રાલયોમાં સીમિત વધારો થયો. 1986ના માર્ચ માસના અંતે કેન્દ્રમાં મંત્રાલયોની સંખ્યા એકત્રીસ અને ખાતાંઓની સંખ્યા બાવનની હતી.

સ્વતંત્ર ભારતને બ્રિટને વિકસાવેલું વહીવટી તંત્ર વારસામાં મળ્યું હતું. આ વહીવટી તંત્રનો વડો સર્વોચ્ચ સત્તા ધરાવતો સામાન્યજ્ઞ (generalist) વહીવટદાર હતો. સ્વતંત્રતા પછી આયોજન, વસ્તીવધારો અને આર્થિક પ્રવૃત્તિઓના વ્યાપને કારણે કેન્દ્ર અને રાજ્યો – એમ બંને કક્ષાએ વહીવટી કાર્યવહી વધુ જટિલ અને પડકારરૂપ બની છે. સંસદીય પદ્ધતિની લોકશાહીના સ્વીકારને કારણે પ્રજાના ચૂંટાયેલા પ્રતિનિધિ એવા મંત્રી કે પ્રધાન મંત્રાલયના રાજકીય વડા તરીકે નીતિવિષયક નિર્ણયો લે છે, તેથી સચિવાલય મંત્રીઓનું કાર્યાલય પણ છે. તેઓ મંત્રાલયના ટોચના છતાં અસ્થાયી વડા છે, જ્યારે તેના ટોચના કાયમી વહીવટી વડા સચિવો હોય છે. અલબત્ત, સ્વાતંત્ર્યપ્રાપ્તિ પછીના દાયકાઓમાં સચિવાલયનાં મંત્રાલયોમાં રાજકીય પક્ષો, જૂથો અને કાર્યકર્તાઓની સામેલગીરીનું પ્રમાણ ઘણું મોટું છે. આથી વહીવટી નીતિઘડતરમાં સત્તાધારી રાજકીય પક્ષોના કાર્યક્રમોની છાપ જોવા મળે છે.

સચિવો મંત્રીઓના મુખ્ય સલાહકાર તરીકે ફરજ બજાવી નીતિઘડતરના કાર્યમાં મદદરૂપ થાય છે. જે તે વિષયની માહિતી એકત્ર કરી રાખવી અને જરૂર ઊભી થાય ત્યારે તે માહિતીનો ઉપયોગ નીતિઘડતરમાં કરે છે. આ સંદર્ભમાં સચિવાલય વિવિધ પ્રકારની માહિતીનો ભંડાર છે. કેન્દ્રીય સચિવાલય સરકારની નીતિઓના ઘડતરમાં પ્રમુખ સંસ્થા તરીકે કામ કરે છે. આ ઉપરાંત ખરડા તૈયાર કરવા, વિભાગોનું આયોજન કરવું અને કાર્યક્રમો ઘડવા, મંત્રાલયની પ્રવૃત્તિઓનું અંદાજપત્ર તૈયાર કરી ખર્ચ પર અંકુશ રાખવો તેમજ આવશ્યક વહીવટી ફેરફાર કરી તે અંગે સંમતિ ઊભી કરવી અને નાણાકીય મંજૂરી મેળવવી વગેરે કામગીરી કેન્દ્રીય સચિવાલયની અગત્યની કામગીરીનો હિસ્સો છે.

ભારતમાં પ્રત્યેક રાજ્યના સચિવાલય આ જ ધોરણે કામગીરી બજાવે છે. દરેક રાજ્યમાં મુખ્ય સચિવ હોય છે, તે રાજ્યના સચિવાલયનો વડો ગણાય છે. રાજ્યના વહીવટી માળખામાં અન્ય સમકક્ષ સચિવોમાં તે સૌપ્રથમ સ્થાને હોય છે. તેનું આ અગત્યનું સ્થાન ભારોભાર જવાબદારી પણ ધરાવે છે. તે મુખ્ય પ્રધાનના પ્રમુખ સલાહકાર ગણાય છે. જો કેન્દ્ર સરકાર દ્વારા કોઈ એક રાજ્યમાં રાષ્ટ્રપ્રમુખનું શાસન લાદવામાં આવે અને રાજ્યપાલના સલાહકારની નિમણૂક ન કરવામાં આવી હોય તો, મુખ્ય સચિવ, રાજ્યના મુખ્ય પ્રધાનના જેવી જ સત્તાઓ પ્રાપ્ત કરે છે. મુખ્ય સચિવ રાજ્યની વહીવટી કામગીરીનું કેન્દ્રબિંદુ હોય છે. રાજ્યનું સચિવાલય રાજ્યના વહીવટને લાગેવળગે છે ત્યાં સુધી સર્વોચ્ચ વહીવટી સંસ્થા તરીકે કાર્ય કરે છે અને કેન્દ્રીય સચિવાલય જેવું જ મહત્વનું વહીવટી સ્થાન રાજ્ય-કક્ષાએ ધરાવે છે.

રક્ષા મ. વ્યાસ