વ્યવસ્થાતંત્રના નકશા

વ્યવસ્થાતંત્રના નકશા : સંસ્થાના લક્ષ્યપ્રાપ્તિના હેતુથી ગોઠવણપૂર્વક જવાબદારીની વહેંચણી કરીને સુનિશ્ચિત કરેલો કાર્યપથ. સત્તા-સંબંધોના તાણાવાણાને સતત ગૂંથતા રાખવાની પ્રક્રિયા પ્રબંધ તરીકે ઓળખાય છે. એ પ્રક્રિયાને અંતે વ્યવસ્થાતંત્ર બને છે. એક વાર એક વ્યવસ્થાતંત્ર તૈયાર થાય એટલે તે કાયમ માટે તેવું જ રહેતું નથી. એમાં પ્રબંધ ચાલ્યા જ કરે છે. કોઈ એક સમયે જે તંત્ર હોય તે, તે સમયનું વ્યવસ્થાતંત્ર બને છે. એમાં પ્રબંધ થતાં તે અન્ય સમયે બદલાતું હોય છે. આથી વ્યવસ્થાતંત્રના નકશાપરિવર્તનને આધીન છે. કોઈ પણ સંસ્થાના વ્યવસ્થાતંત્રના નકશા સાંપ્રત હોય છે, શાશ્વત હોતા નથી. સત્તાના ગૂંથાતા તાણાવાણાનું વ્યવસ્થાતંત્ર બને છે; તેથી સત્તાની ગૂંથણી અનુસાર વ્યવસ્થાતંત્રના પ્રકાર પડે છે. દરેક પ્રકારનો સામાન્ય માર્ગદર્શક નકશો બનતો હોય છે. તેના સામાન્ય રીતે ચાર પ્રકારો હોય છે :

(1) માત્ર સત્તાને કેન્દ્રમાં રાખી તેને ઉપરથી નીચે રેખામાં વહેવડાવતું તંત્ર એટલે રૈખિક વ્યવસ્થાતંત્ર, જેનો નકશો નીચે પ્રમાણે છે :

આ નકશોમાં તંત્રની ચાર સપાટીઓ બતાવી છે. એકમના કદ અને જરૂરિયાત અનુસાર તેમાં વધઘટ થઈ શકે; દા. ત., સંચાલક મંડળ અને જનરલ મૅનેજરની વચ્ચે મૅનેજિંગ ડિરેક્ટર મૂકીને સપાટીની સંખ્યા પાંચની થઈ શકે અથવા તો જનરલ મૅનેજર સીધો જ કામદારો અથવા કર્મચારીઓ પાસેથી કામ લઈને વિભાગીય સંચાલકો વિના ચલાવી શકે અને સપાટીની સંખ્યા ઘટાડીને ત્રણ કરી શકે. નકશામાં દર્શાવાયું છે તેમ સત્તાના કેન્દ્ર જેવા માલિક/માલિકોમાંથી સત્તા વહેતી વહેતી એકાધિક વહેળામાં વહેંચાઈને વિભાગીય સંચાલકો સુધી આવી છે. અહીં સુધીના કર્મચારીઓ સંચાલકીય કર્મચારીઓ તરીકે ઓળખાય છે. આ સ્તર પર સત્તા સીધી બિનસંચાલકીય કર્મચારીઓ અથવા તો કામદારોને હુકમો કરી ધારેલ કામ મેળવવા પ્રયત્નો કરે છે.

(2) જે વ્યવસ્થાતંત્રમાં માત્ર સત્તા જ ચાલકબળ નથી હોતું; પરંતુ જ્ઞાન, કસબ, અનુભવ પણ ચાલકબળ બને છે તેમાં કેન્દ્રસ્થાને કરવાનાં કાર્યો રહે છે. કાર્યો ધારેલી ગતિએ, જથ્થામાં અને ગુણવત્તાવાળાં કરવા માટે તંત્ર ગોઠવવામાં આવે છે. આથી જ્યાં સત્તાનો ઉપયોગ કાર્ય પૂર્ણ કરવા માટે થતો હોય ત્યાં બિનસંચાલક કર્મચારી અથવા કામદારોને જુદા જુદા કાર્યાંશના નિષ્ણાતો કાર્યો કરવા માટે સૂચના આપતા હોય છે. કાર્ય કરવા માટે આ તંત્રમાં માત્ર સત્તા પ્રદર્શિત કરતા આદેશો મળતા નથી; પરંતુ કાર્ય કરાવવા માટેની આવડતવાળાની આવડત અને સત્તાના મિશ્રણવાળાં સૂચન મળે છે.

આ તંત્ર કાર્યાનુસાર વ્યવસ્થાતંત્ર તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. કરવાનાં કાર્યો અંગે વિગતવાર વિચાર કરીને એક નિષ્ણાત તરીકે યોજના-અધિકારી કરવાનાં કાર્યોનું આયોજન કરી તેની માહિતી અને સમજ કાર્ય કરાવવા માટેના સંબંધિત નિષ્ણાતોને આપે છે. કાર્યોનું સમગ્ર દર્શન નજર સમક્ષ રાખીને દરેક નિષ્ણાત કામદારોને જરૂર પડ્યે સૂચનો આપે છે કે એણે કેવું, કેટલું કામ ક્યારે કરવાનું છે. કામદારોને આમ અનેક નિષ્ણાતો સૂચનો કરે છે. યોજના-અધિકારી આયોજન કરે છે, જ્યારે અન્ય નિષ્ણાતો તેનો અમલ કરવામાં પોતાના કસબને ઉપયોગમાં લે છે. નકશો જોતાં સમજાશે કે માલિક/માલિકોથી શરૂ થઈને યોજના-અધિકારી સુધી સત્તા રેખામાં વહે છે. ત્યારબાદ, વ્યવસ્થાતંત્ર કાર્યકેન્દ્રી બને છે.

જો યોજના-અધિકારી જરૂરી બધા નિષ્ણાતોને યોજનાની માહિતી અને સમજ આપી શકવા અસમર્થ હોય તો તે પોતાની અને નિષ્ણાતોની વચ્ચે કાર્યાધારિત વિભાગો પાડી તેના પર નિષ્ણાતો નીમીને એમને કામદારો/કર્મચારીઓને સીધી સૂચના આપવાની જોગવાઈ આ નકશામાં ઉમેરી શકે છે.

(3) જે વ્યવસ્થાતંત્રમાં સત્તાના કેન્દ્ર જેવા રૈખિક અધિકારીઓ અને નિષ્ણાતી જ્ઞાન ધરાવતા સલાહકારો ભેગા થઈને એકમની કાર્યવહી કરે છે તે રૈખિક અને વિશિષ્ટ વ્યવસ્થાતંત્ર છે. આ તંત્રમાં રૈખિક અધિકારીઓ છેવટના નિર્ણયો લે તે પહેલાં નિષ્ણાતો સાથે ચર્ચા-વિમર્શ કરી કરવાનાં કાર્યો માટે જરૂરી એવું માર્ગદર્શન મેળવે છે. કેટલાંક કાર્યો માટે અને કેટલાંક તંત્રોમાં નિષ્ણાતના માર્ગદર્શન અનુસારના જ નિર્ણયો લેવા રૈખિક અધિકારીઓ બંધાયેલા છે; જ્યારે અન્ય કાર્યો અને તંત્રોમાં રૈખિક અધિકારી નિષ્ણાતનું માર્ગદર્શન મેળવ્યા બાદ તે માર્ગદર્શન પ્રમાણેના કે સ્વતંત્ર નિર્ણય લેવા માટે મુક્ત હોય છે. અલબત્ત, માર્ગદર્શનથી સ્વતંત્ર નિર્ણય લેવા માટે રૈખિક અધિકારી પાસે વજૂદવાળાં કારણો હોવાં જરૂરી છે. કેટલીક વાર સલાહ આપવા માટે નિષ્ણાતે પોતાનો અલગ વિભાગ ચલાવવો પડે છે. એ વિભાગ પૂરતો તે નિષ્ણાત રૈખિક અધિકારી બને છે.

રૈખિક અને વિશિષ્ટ વ્યવસ્થાતંત્રનો નકશો આ પ્રમાણે છે. તૂટક રેખા નિષ્ણાતો અને એમની સાથે સંકળાયેલા રૈખિક અધિકારી વચ્ચેના સંબંધ સૂચવે છે. તૂટક રેખા સત્તાના વહેણને સૂચવતી નથી, પરંતુ નિષ્ણાતના જ્ઞાનના વહેણને સૂચવે છે. તૂટક રેખા ચર્ચાવિમર્શના અસ્તિત્વને સૂચવે છે. નકશો જોતાં સમજાશે કે તૂટક રેખાઓ સમતલ જાય છે. સતત રેખા સત્તાના વહેણને સૂચવે છે. અખંડ રેખા આદેશોના અસ્તિત્વને સૂચવે છે. નકશો જોતાં સમજાશે કે અખંડ રેખા નીચે તૂટક રેખા સમતલ જાય છે.

સંશોધન-નિષ્ણાત અને કાનૂન-નિષ્ણાત ઉદાહરણ તરીકે લીધા છે. આ કે અન્ય કોઈ પણ નિષ્ણાત હોઈ શકે. કાનૂન-નિષ્ણાતના ઉદાહરણમાં રૈખિક સત્તા પણ દર્શાવવામાં આવી છે, જે સૂચવે છે કે કાનૂન-નિષ્ણાત પોતાનો વિભાગ ચલાવે છે કે જેમાં એને રૈખિક સત્તા મળેલી હોય છે.

(4) સહચિંતન કરીને નિર્ણય લેવાનો જ્યારે આગ્રહ સેવાય છે ત્યારે વિવિધ સ્તરે સમિતિઓ બનાવવામાં આવે છે. ઉપર દર્શાવેલાં બધાં જ વ્યવસ્થાતંત્રોમાં સંચાલક-મંડળ સમિતિ જ છે. ખાસ કરીને સંસ્થાકીય એકમોમાં સમિતિઓ નિર્ણયો લેતી હોય છે અને બાકીનું તંત્ર અમલ કરે છે. વૈયક્તિક ધોરણે ચાલતા એકમોમાં વ્યક્તિ નિર્ણયો લેતી હોય છે, ત્યાં સમિતિઓ હોતી નથી. સમિતિને કાર્યાન્વિત રાખવા સમિતિ-સચિવ નામના રૈખિક અધિકારીને નીમવામાં આવે છે. સમિતિની બેઠકોનું સંચાલન કરવા માટે અધ્યક્ષ નીમવામાં આવે છે. ઉપર દર્શાવેલા નકશાઓમાં જે સ્તરે સમિતિ નીમવામાં આવે તે સ્તરે નિર્ણય લેનાર સત્તા તરીકે એનો સમાવેશ કરવામાં આવે છે.

ઉપરની ચર્ચા પરથી બધાં જ તંત્રોની સપાટીઓને જો ત્રણ ભાગમાં વહેંચવામાં આવે તો આ પ્રમાણેનો નકશો કોઈ પણ તંત્ર માટે બને :

નોંધ : ટોચ-સપાટી કદમાં નાની અને સત્તાનું કેન્દ્ર હોય છે. તળ-સપાટી કદમાં મોટી અને નિર્ણયનો અમલ કરે છે. મધ્ય-સપાટી ઉપરની બે સપાટીઓ વચ્ચે નિર્ણયોનું વહન કરનારી મધ્યમ કદની હોય છે.

સૂર્યકાંત શાહ