વ્યવસ્થાગત રચના

વ્યવસ્થાગત રચના : ઔદ્યોગિક એકમમાં સંચાલકે નીમેલા અધિકારીઓ, મદદનીશો અને તજ્જ્ઞો ઉત્પાદનકાર્ય યોજનાબદ્ધ અને સમયસર કરે તેવી વ્યવસ્થા કરવા માટે સંચાલકે ગઠિત કરેલાં જુદા જુદા પ્રકારનાં માળખાં. ઔદ્યોગિક એકમનું સંચાલન અનેક પ્રવૃત્તિઓથી સંકળાયેલું હોય છે, તેથી ટોચનો સંચાલક એકલા હાથે બધાં કાર્યો કરી શકે નહિ અને અન્ય વ્યક્તિઓની મદદ લેવાનું તેના માટે જરૂરી બને છે; પરિણામે પ્રબંધવ્યવસ્થા કે વ્યવસ્થાગત રચના નિ:સંદેહ અનિવાર્ય બને છે. પ્રબંધવ્યવસ્થાના (1) રૈખિક પ્રબંધ-વ્યવસ્થા, (2) કરણીયમૂલક પ્રબંધવ્યવસ્થા, (3) તજ્જ્ઞકરણીય પ્રબંધવ્યવસ્થા અને (4) સમિતિ પ્રબંધવ્યવસ્થા – એમ મુખ્યત્વે ચાર પ્રકારો જાણીતા છે.

(1) રૈખિક પ્રબંધવ્યવસ્થા : પ્રબંધવ્યવસ્થાનો આ સૌથી જૂનો અને સરળ પ્રકાર છે. તેમાં ઉપરથી નીચે તેના ક્રમે અધિકારીઓને સત્તા આપીને અને નીચેથી ઉપર તેવા ક્રમે મદદનીશોને જવાબદાર બનાવીને ઉત્પાદનકાર્યની વ્યવસ્થા ગોઠવવામાં આવે છે. આ પ્રકારની વ્યવસ્થામાં દરેક વિભાગ સ્વયં સંપૂર્ણ હોય છે. સત્તા, હુકમ, માહિતી-સંચાર વગેરેનો પ્રવાહ સીધી રેખામાં વહેતો હોવાથી કામ કરતો કર્મચારી પોતાનાં સ્થાન, કાર્ય, ફરજ અને જવાબદારી સહેલાઈથી સમજી શકે છે. ઉપરી અધિકારીના સંતોષ ઉપર કર્મચારીની બઢતીનો આધાર હોવાથી શિસ્તપાલનને ઉત્તેજન મળે છે અને વિભાગીય અધિકારી અનેક કાર્યો કરતા હોવાથી તેમજ નિષ્ણાતોની જરૂર ન રહેતી હોવાથી ઉત્પાદનખર્ચમાં કરકસર થઈ શકે છે; પરંતુ આ પ્રકારની વ્યવસ્થામાં પ્રત્યેક કાર્ય કુશળતાપૂર્વક કરવાવાળા વિભાગીય અધિકારીઓ મળવા મુશ્કેલ હોય છે અને ક્યારેક સંકલન અને સહકારના અભાવે વિવિધ વિભાગો વચ્ચે ઘર્ષણ થવાથી ઈર્ષ્યાનું વાતાવરણ ઉદ્ભવે છે.

(2) કરણીયમૂલક પ્રબંધવ્યવસ્થા : કરણીયમૂલક પ્રબંધવ્યવસ્થા વિશિષ્ટીકરણના સિદ્ધાંત ઉપર આધારિત છે. તેમાં પ્રત્યેક મદદનીશ, તેણે કરવાનાં જુદાં જુદાં કરણીયો વિશિષ્ટ નૈપુણ્યવાળા અલગ અલગ અધિકારીઓની સૂચનાઓ અને દોરવણી હેઠળ કરે છે, તેથી સમગ્ર તંત્રની કાર્યક્ષમતાનો આંક ઊંચો જાય છે; પરંતુ આ પ્રકારની વ્યવસ્થામાં અનેક અધિકારીઓની સૂચનાઓ અને અપેક્ષાઓના વૈવિધ્યથી તેમના સહિયારા મદદનીશનો કાર્યબોજ વધી જાય છે, અનેક અધિકારીઓના હુકમોમાં એકવાક્યતા ન હોય તો એક જ સાથે તેમના હુકમોનું પાલન કરવું મદદનીશ માટે દુષ્કર બને છે; તેની હેરાનગતિ વધે છે અને જો તે કામચોર કે ખંધો હોય તો શિસ્તપાલન કરાવવું મુશ્કેલ પડે છે. આમ છતાં સમગ્ર ઉદ્યોગનું કામકાજ શાસ્ત્રીય રીતે ધોરણસર કરેલું હોય અને મદદનીશે અધિકારીઓ તરફથી ખાસ સૂચનાઓ વારંવાર મેળવવાની ન હોય તો આ પ્રબંધવ્યવસ્થા સફળ થઈ શકે છે.

(3) તજ્જ્ઞ કરણીય પ્રબંધવ્યવસ્થા : આ વ્યવસ્થા હેઠળ રૈખિક અધિકારીઓ વહીવટનું કામ રાબેતા મુજબ સંભાળે છે અને તજ્જ્ઞો પાસેથી સલાહસૂચનો મેળવે છે. તજ્જ્ઞોનું જૂથ ‘સ્ટાફ’ નામથી ઓળખાય છે; તેથી આ પ્રબંધવ્યવસ્થા ‘ધ સ્ટાફ ફંક્શન’ (the staff function) નામથી ઓળખાય છે. સંશોધન અને વિકાસ, જાહેર સંબંધો, કામદારોને લગતા તથા અન્ય કાયદા-કાનૂનો, ગ્રાહકોનું વલણ, મૂડીસંચાલન વગેરેની પ્રવર્તમાન અથવા સંભવિત સમસ્યા વિશે તજ્જ્ઞો પાસેથી રૈખિક અધિકારીઓને તર્કબદ્ધ સૂચનો મળે છે, તેથી તંત્રની કાર્યક્ષમતા વધે છે; પરંતુ આ પ્રકારની વ્યવસ્થામાં પણ રૈખિક અધિકારીઓ અને તજ્જ્ઞો વચ્ચે ગજગ્રાહની પરિસ્થિતિ ઘણી વાર ઊભી થાય છે, તજ્જ્ઞોને સારો પગાર અપાતો હોય છતાં તેમની પાસે રૈખિક સત્તા નહિ હોવાથી વિસંવાદિતા જન્મે છે અને જડસુ રૈખિક અધિકારીઓ સમસ્યા અંગે તજ્જ્ઞોએ સૂચવેલો ઉકેલ સ્વીકારવા તૈયાર થતા નથી. આ પ્રબંધવ્યવસ્થાની સફળતા માટે બંને પક્ષકારોને તેમની સત્તાઓ વિશે સમજણ હોવી જરૂરી છે. તજ્જ્ઞોની સલાહ લેવા માટે રૈખિક અધિકારીઓને ઉત્તેજન આપવું જોઈએ અથવા તેમ કરવાનું તેમના માટે ફરજિયાત બનાવવું જોઈએ. પરિપક્વ સલાહ આપવાની તજ્જ્ઞોને ફરજ પાડવી જોઈએ, અને કાર્યની સફળતાનો યશ ફક્ત તજ્જ્ઞો લઈ લે એવું ન થાય. પરંતુ રૈખિક અધિકારીની આવડતને પણ બિરદાવાય તેવી વ્યવસ્થા ગોઠવવી ઇષ્ટ છે.

(4) સમિતિ–પ્રબંધવ્યવસ્થા : ઉદ્ભવેલી કોઈ સમસ્યા અંગે વિધિસર ચર્ચા કરીને સમસ્યાનો ઉકેલ લાવવા માટે નિમાયેલા વ્યક્તિઓના સમૂહને સમિતિ કહેવાય છે. આ પ્રકારની પ્રબંધવ્યવસ્થા રૈખિક અને કરણીયમૂલક પ્રબંધવ્યવસ્થાઓ સાથે શ્રેષ્ઠ વહીવટી માળખું રચે છે. સમિતિવ્યવસ્થાનો ઉપયોગ ધંધાદારી એકમો, સરકારી તંત્ર વગેરેમાં બહોળા પ્રમાણમાં થાય છે. કાર્યવાહક સમિતિ, કાયમી સમિતિ, આયોજન સમિતિ, નાણા સમિતિ, વેચાણવૃદ્ધિ સમિતિ – એમ વિવિધ પ્રકારની સમિતિઓ નીમવામાં આવે છે. વિચારવિનિમય માટે સમિતિ વ્યવસ્થા સર્વોત્તમ સાધન છે. તેનાથી પરિપક્વ નિર્ણયો લેવાય છે, મજૂર-સંબંધો સુધરે છે અને સંશોધનમાં મદદ મળે છે; પરંતુ આ વ્યવસ્થામાં નિર્ણય લેવામાં વિલંબ થાય છે. વ્યક્તિગત જવાબદારીનો અભાવ જોવા મળે છે. ધંધાનું રહસ્ય જળવાતું નથી, ચર્ચામાંથી વિરોધ, કડવાશ તેમજ ઈર્ષ્યાનું વાતાવરણ સર્જાય છે અને ઉપયોગિતાની સરખામણીમાં ખર્ચ વધી જાય છે.

પિનાકિન ર. શેઠ