કાર્યાલય-સંચાલનવ્યવસ્થા

કાર્યાલય-સંચાલનવ્યવસ્થા : સંસ્થા, પેઢી, ઉદ્યોગ, સંગઠન કે તેવા કોઈ એકમની સમગ્ર કારીગરીનાં આયોજન, સંકલન અને નિયમનની વહીવટી પ્રક્રિયા. વિવિધ પ્રકારના એકમના ઉદ્દેશો પરિપૂર્ણ કરવા માટે અસરકારક, સમયસર, હેતુલક્ષી અને વસ્તુનિષ્ઠ નિર્ણયો લેવા આવશ્યક હોય છે; તેના કાર્યક્ષમ અમલ માટે સંચાર કે માહિતી-વ્યવસ્થા દ્વારા કેન્દ્રીકૃત અથવા વિકેન્દ્રિત પદ્ધતિએ વહીવટ ચલાવવા માટે કામગીરીનું આયોજન થાય છે. કાર્યાલય-સંચાલનમાં ઉદ્દેશો નિર્ધારિત કરવા અને તેને કરકસરથી સિદ્ધ કરવા એ બે મુખ્ય બાબતો હોય છે. એકમના જુદા જુદા વિભાગો વચ્ચે સંકલન તથા બાહ્ય સંબંધોને સમન્વિત કરવામાં વ્યવસાયલક્ષી સંચાલકો મહત્વનો ફાળો આપતા હોય છે.

પ્રવર્તમાન કાર્યાલય-સંચાલનમાં મૂળભૂત રીતે મહત્વની ગણાતી સમસ્યાઓ નીચે મુજબ હોય છે :

(1) એકમનાં વિશિષ્ટને મુકાબલે સર્વસામાન્ય ધ્યેયોને ઇષ્ટતમ ગણવાં, (2) સંચાલનવ્યવસ્થાની સંચારવ્યવસ્થાને લગતી જરૂરી માહિતીની કાળજીપૂર્વક પસંદગી, (3) એકમનાં પેટાઘટકો, પેટાપદ્ધતિઓ અને પ્રક્રિયાઓનું સુસંકલન, (4) બદલાતા સંજોગોના પરિપ્રેક્ષ્યમાં એકમના સંગઠનાત્મક માળખાનું પુનર્મૂલ્યાંકન, (5) સુચારુ સંચાલન માટે વિવિધ કાર્યસાધક પગલાં લઈને તેનાં ધોરણ અને અંકુશમાં વખતોવખત સુધારો કરવો, (6) સેવાની કાર્યક્ષમતા પર વિપરીત અસર કર્યા વિના તેમજ આવશ્યક સેવાઓ પર કાપ મૂક્યા વિના વહીવટી ખર્ચમાં ઘટાડો કરવો, અને (7) કામદારો અને સંસ્થા બંનેનાં હિતો વચ્ચે સુમેળ રહે તે રીતે નવાં નવાં માર્ગ અને પદ્ધતિનો વિચાર કરતા રહેવું.

કાર્યાલય-સંચાલન હેઠળનાં કાર્યો સામાન્ય રીતે બે પ્રકારનાં હોય છે : (क) પાયાનાં કાર્યો, (ख) પૂરક અથવા વહીવટી કાર્યો.

પાયાનાં કાર્યોમાં માહિતી એકત્ર કરવી, તેનો સંગ્રહ કરવો, તેના સ્વરૂપ મુજબ માહિતી ગોઠવવી, માહિતી પૂરી પાડવી, આંતરિક વિભાગોનું સંકલન કરવું, બાહ્ય વ્યવહારોનો યોગ્ય વિનિયોગ કરવો, જાહેર સંપર્ક સાધવો વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

વહીવટી કાર્યોમાં કાર્યાલયપ્રબંધ, કાર્યવિધિ અને પદ્ધતિઓનો વિનિયોગ અને વિકાસ, કર્મચારી વર્ગને લગતાં કાર્યો, સાધનસામગ્રીની પ્રાપ્તિ, મિલકતોની જાળવણી તથા સાચવણી વગેરે ઉલ્લેખનીય છે.

વીસમી સદીના ઉત્તરાર્ધથી કાર્યાલય-સંચાલનના મહત્વ વિશે સભાનતા વધી છે.

રોહિત ગાંધી