અપવાદનો નિયમ (સિદ્ધાંત)

January, 2001

અપવાદનો નિયમ (સિદ્ધાંત) : અપવાદને આધારે બંધાયેલો સંચાલનનો મૂળભૂત સિદ્ધાંત. તેના પાયામાં એક નિશ્ચિત તર્ક રહેલો છે : (1) કોઈ પણ મૂલ્ય ગુણ કે ઘટના વિશે સૌપ્રથમ અપેક્ષિત સામાન્ય સરેરાશ ધોરણે શું છે તે નક્કી કરવું; (2) વ્યવહારમાં તેનાથી અલગ પડતા અપવાદ કે વિચલનની નોંધ કરી તેની માત્રા કેટલી છે તે તારવવું; (3) વિચલન કે અપવાદની માત્રા સ્વીકાર્ય છે કે અસ્વીકાર્ય તેનો મુકરર ધોરણના સંદર્ભમાં નિર્ણય કરવો; (4) સ્વીકાર્ય કે અસ્વીકાર્ય માત્રાનું વિશ્લેષણ કરીને તેની પાછળનાં કાર્ય-કારણોની તપાસ કરવી, અને (5) અપવાદ કે વિચલનને દૂર કરવાના ઉપાયો યોજવા.

વૈજ્ઞાનિક સંચાલન માટે આ નિયમ યોજવાનું સૌપ્રથમ 1903માં ફ્રેડરિક વિન્સ્લો ટેઇલરે તેના ‘શૉપ મૅનેજમેન્ટ’ વિશેના અભ્યાસલેખમાં દર્શાવ્યું હતું. કમ્પ્યૂટરની સહાયથી અપવાદ કે વિચલનના અહેવાલ મેળવવાનું સરળ હોવાથી વાણિજ્યિક અને બિન-વાણિજ્યિક સંગઠનોમાં આજના સંજોગોમાં પણ આ નિયમનો વ્યાપક ઉપયોગ થતો જણાય છે.

સંચાલનના વિવિધ સ્તર પર નિયુક્ત અધિકારીઓને તેમના કાર્યક્ષેત્રમાં આવતાં નિત્યકર્મો વિશે નિર્ણયો લેવાની સત્તાઓ સુપરત કરીને, ક્વચિત્ ઊભા થતા પ્રશ્નો કે પ્રસંગો વિશે અગર મહત્વના અપવાદો વિશે નિર્ણયો લેવાની સત્તા તેમના ઉપરી અધિકારીઓને આપવામાં આવે તેને ‘અપવાદ આધારે સંચાલન’ કહે છે. આ પદ્ધતિમાં ઉપરી અધિકારીઓ તેમના મદદનીશ કર્મચારીઓની નિત્યપ્રવૃત્તિના મહત્વના અપવાદ કે વિચલનની જ વિચારણા કરે છે. ઉપરી અધિકારીના અભિગમ નીચે દર્શાવ્યા પ્રમાણે હોવા જોઈએ :

ધોરણસરનું પરિણામ : સ્વીકાર્ય કોઈ પગલાં જરૂરી નથી.

ધોરણ કરતાં થોડુંક સારું પરિણામ : સ્વીકાર્ય તથ્યની તપાસ જરૂરી.

ધોરણ કરતાં થોડુંક નબળું પરિણામ : અસ્વીકાર્ય તાત્કાલિક સુધારાલક્ષી પગલાં જરૂરી.

ધોરણ કરતાં ઘણું સારું પરિણામ : સ્વીકાર્ય ધોરણની ફેરવિચારણા કરવી જરૂરી. ધોરણ કરતાં ઘણું સારું પરિણામ : અસ્વીકાર્ય નિષ્ણાતની સહાય/જરૂરી સલાહ.

આ પદ્ધતિનાં લાભકારક પાસાં આ પ્રમાણે છે : (1) ઉપરી અધિકારીઓને નિત્ય સ્વરૂપનાં કાર્યોમાંથી મુક્તિ મળે છે તેથી તેઓ વિકાસલક્ષી ભાવિ યોજનાઓ અને નીતિઓ વિશે વધુ સમય અને શ્રમ ફાળવી શકે છે. (2) કટોકટી સર્જતા પ્રશ્નો કે પરિબળો વેળાસર ધ્યાન પર આવે છે. (3) ઊંચા પગારના તંત્રજ્ઞ અધિકારીઓની સેવાઓનો મહત્તમ વિનિયોગ શક્ય બને છે. (4) સંગઠનની શક્તિઓ-ક્ષમતાઓ પ્રકાશમાં આવે છે. (5) સંગઠનની સત્તાની સપાટીઓમાં સ્થિરતા આવે છે અને નિયમન અસરકારક બને છે.

આ પદ્ધતિની મર્યાદાઓ આ પ્રમાણે છે : (1) અપવાદો કે વિચલનો શોધવા અહેવાલો મેળવવામાં વધુ પડતાં લખાણ કરવાં પડે છે. (2) અહેવાલપ્રેષકો વિચલનો છુપાવવાની તરકીબો યોજતા હોવાથી તે વેળાસર ધ્યાન પર આવતાં નથી અને સંચાલન કાર્યદક્ષ હોવાનો ભ્રામક ખ્યાલ પ્રસરે છે. (3) સંગઠનમાં ત્વરિત અદ્યતન માહિતી-સંચાલન-સંહતિની રચના કરવી પડે છે, જે ખર્ચાળ હોય છે.

જ. ઈ. ગઠિયાવાલા