સંકલિત હિસાબી પ્રથા (integrated accounting system)
January, 2007
સંકલિત હિસાબી પ્રથા (integrated accounting system) : ઉત્પાદનના પ્રત્યેક નાણાકીય ખર્ચનું ઉત્પાદનની પડતરકિંમત સુસંગત રીતે નક્કી કરવા માટે વર્ગીકરણ કરી શકાય તે પ્રકારે નાણાકીય હિસાબી અને પડતર હિસાબી પ્રથાઓનું અંતર્ગ્રથન (interlocking). નાણાકીય હિસાબી ચોપડા અને પડતરકિંમતના હિસાબી ચોપડા જુદા જુદા સેટમાં રાખવાને બદલે નાણાકીય ખર્ચ અને પડતરકિંમતને એક સેટમાં જ ચોપડામાં રાખવાની પ્રથા સંકલિત હિસાબી પ્રથા તરીકે ઓળખાય છે. તેવી પ્રથામાં નાણાકીય હિસાબી પ્રથા અને પડતરકિંમત હિસાબી પ્રથા એકબીજીમાં ભળી જાય છે. કારણ કે સંકલિત હિસાબી પ્રથા વડે (1) નાણાકીય પત્રકો – નફાનુકસાનખાતું, સરવૈયું વગેરે બનાવી શકાય છે. (2) નાણાકીય વિગતોની કોઈ પણ પ્રકારની વિકૃતિ કર્યા વિના ઉત્પાદનના દરેક એકમ અને દરેક જૂથની પડતરકિંમત નક્કી કરી શકાય છે.
આ પ્રથા હેઠળ પ્રત્યેક નાણાકીય લેવડદેવડને દ્વિનોંધી નામાપદ્ધતિ પ્રમાણે લખવામાં આવે છે અને સાથે સાથે તે ખર્ચ ઉત્પાદનના કયા કાર્ય માટે કરવામાં આવ્યો છે તેનું વર્ગીકરણ કરાય છે.
દા.ત., (1) કાચો માલ ઉધાર ખરીદ્યો
(ક) નાણાકીય હિસાબી પ્રથા પ્રમાણે :
ખરીદ ખાતે ઉધાર
લેણદારો ખાતે જમા
(ખ) પડતર હિસાબી પ્રથા પ્રમાણે :
સ્ટોર્સ ખાતાવહી નિયંત્રણ ખાતે ઉધાર
પડતર ખાતાવહી નિયંત્રણ ખાતે જમા
પરંતુ (ગ) સંકલિત હિસાબી પ્રથા પ્રમાણે :
સ્ટોર્સ ખાતાવહી નિયંત્રણ ખાતે ઉધાર
લેણદારો ખાતે જમા
(2) તેવી જ રીતે મજૂરોને વેતન ચૂકવ્યું
(ક) નાણાકીય હિસાબી પ્રથા પ્રમાણે :
મજૂરી/વેતન ખાતે ઉધાર
બૅન્ક ખાતે જમા
(ખ) પડતર હિસાબી પ્રથા પ્રમાણે :
મજૂરી/વેતન નિયંત્રણ ખાતે ઉધાર
પડતર ખાતાવહી નિયંત્રણ ખાતે જમા
પરંતુ (ગ) સંકલિત હિસાબી પ્રથા પ્રમાણે :
મજૂરી/વેતન નિયંત્રણ ખાતે ઉધાર
બૅન્ક ખાતે જમા
(3) સંકલિત હિસાબી પ્રથા અમલમાં મૂકવા માટે કેટલીક પૂર્વ શરતો (pre requisites) હોય છે. જેવી કે, (i) સંકલિત હિસાબી પ્રથા લાભદાયક નીવડશે તેવી સંચાલકોને થવી જોઈતી પ્રતીતિ; (ii) પડતર હિસાબ અને નાણાકીય હિસાબના વ્યવહારો સ્પષ્ટ રીતે ઓળખી શકાય તેવા અનુકૂળ સંકેતો (codes); (iii) સંકલિત હિસાબી પ્રથા પ્રમાણે હિસાબો રાખવાનું ધંધાના કાર્યકરોને પ્રશિક્ષણ; (iv) નાણાકીય હિસાબ વિભાગ અને પડતર હિસાબ વિભાગના કર્મચારીઓ વચ્ચે સંકલન અને (v) નાણાકીય હેતુઓ અને પડતરકિંમત હેતુઓ ઝડપથી સમજી શકાય તેવાં માહિતીપત્રકો.
(4) સંકલિત હિસાબી પ્રથા અમલમાં મૂકવાથી સંચાલક મંડળને ઘણા લાભો મળે છે, જેમાં મુખ્યત્વે (i) એક જ પ્રથા હેઠળ હિસાબો રાખવાથી બંને પ્રથાઓ વચ્ચેના સંકલનની અનાવદૃશ્યકતા; (ii) હિસાબી કાર્ય બેવડાતું ન હોવાથી હિસાબો રાખવાના સમય અને ખર્ચમાં બચત; (iii) નાણાકીય ખર્ચ અને પડતરકિંમતની વિગતો મેળવવામાં થતા વિલંબનું નિવારણ; (iv) સંકલિત હિસાબી પ્રથા સરળ અને સુગમ હોવાથી નાણાકીય વ્યવહારો ઉપર વધારે સારું નિયંત્રણ; (v) ઉત્પાદનના પ્રત્યેક એકમ અને જૂથની પડતરકિંમતની સંપૂર્ણ માહિતી મળી શકવાથી તેમનાં વિચલનો (variance) ઉપર નિયંત્રણ અને (vi) ઉત્પાદિત એકમની સીમાંત પડતરકિંમત (marginal cost) અને અસામાન્ય નફો કે નુકસાન થાય તો તે અંગે વિગતવાર માહિતીનો સમાવેશ કરી શકાય છે.
સૂર્યકાન્ત શાહ