સંચાલન (management)

સંચાલન (management) : પેઢી અથવા સંસ્થાના અધિકારી દ્વારા નિયુક્ત કાર્ય જાતે કરવાને બદલે પોતાના હાથ નીચેની વ્યક્તિઓ પાસે કરાવીને પેઢીનું અથવા સંસ્થાનું પૂર્વનિર્ધારિત લક્ષ્યાંક સિદ્ધ કરવાની કુશળતા. વિશાળ કદની પેઢી અથવા સંસ્થામાં અનેક કર્મચારીઓ અને શ્રમજીવીઓ કામ કરતા હોય છે. તેમની પાસે વ્યવસ્થિત અને અસરકારક રીતે કામ કરાવીને સંચાલક ઉત્પાદનનાં લક્ષ્યો અથવા સેવાના હેતુઓ પૂર્ણ કરી શકે છે; પરંતુ તેની અનુપસ્થિતિમાં પેઢી અથવા સંસ્થા નિષ્ફળતાના કળણમાં ફસાઈ જાય છે. ચલન એટલે ચાલવું અને તેનું કારક (causative) ચાલન એટલે ચલાવવું તેથી સંચાલન એટલે સુચારુ રીતે ચલાવવું. આમ પૂર્વનિર્ધારિત કાર્યને સફળતાપૂર્વક ચલાવીને પૂરું કરવા માટે સંચાલન મહત્ત્વની ભૂમિકા ભજવે છે.

વીસમી સદીની શરૂઆતમાં ફ્રેડરિક વિન્સ્લો ટેલરે કારખાનાના પર્યવેશક તરીકે પોતાનાં અનુભવો અને અવલોકનોનું દસ્તાવેજીકરણ કર્યું. એમણે પોતાનાં પુસ્તકોમાં ચોક્કસ પરિબળો પર આધાર રાખવામાં આવે અને આદાનો આપવામાં આવે તો ધારેલાં પરિણામો આવે એવું દર્શાવ્યું. રસાયણશાસ્ત્ર કે ભૌતિકશાસ્ત્રની જેમ નક્કી કરેલાં આદાનો આપવામાં આવે તો સંચાલનમાં પણ ધારેલાં પરિણામ મેળવી શકાય તેવો એમણે દાવો કર્યો. આથી શુદ્ધ વિજ્ઞાનની જેમ સંચાલન પણ તદ્દન વૈજ્ઞાનિક એવી સંકલ્પના ધારણ કરતું થયું. આ સંકલ્પના ઘણી ખામીવાળી હતી છતાં ટેલરના વિચારોનું દસ્તાવેજીકરણ થયા પછી એના ટેકામાં અને વિરુદ્ધમાં અનેક ચિંતકોએ વિચારો વ્યક્ત કર્યા. એટલે કે સંચાલનને વૈજ્ઞાનિક ઢબે વિચારી શકાય તે બાબતના વિચારોની શ્રેણી રચાઈ. આમ, ટેલરના વિચારોના દસ્તાવેજીકરણથી સંચાલનને એક અલગ વિજ્ઞાન તરીકે વિચારવાની શરૂઆત થઈ. શુદ્ધ વિજ્ઞાનમાં ધારેલાં પરિણામો મેળવવામાં માનવતત્ત્વની ભૂમિકા ઓછી હોય છે. શરૂઆતમાં સંચાલનની સંકલ્પનામાં પણ માનવતત્ત્વની ભૂમિકા નગણ્ય હોવાનું સ્વીકારાયું. સમય જતાં સમજાયું કે સંચાલનમાં જો પરિસ્થિતિને ખ્યાલમાં રાખીને પ્રવૃત્તિઓ ચલાવવાની હોય તો તે ચલાવવા માટે માનવતત્ત્વના મહત્ત્વને સ્વીકારવું જ પડે. આથી, સંચાલનની જે આદાન-પ્રદાનની શુદ્ધ યંત્રવત્ સંકલ્પના હતી તે બદલાઈ. માનવ-સંબંધો અને માનવ-વર્તનની ભૂમિકા પણ અગત્યની છે તે નવી સંકલ્પનામાં સ્વીકારાયું. પરિણામે, યંત્રો અને સાધનોને વધુ ઉત્પાદકીય બનાવવા ઉપરાંત માનવ-તત્ત્વ માટે તાલીમ અને અભિપ્રેરણાને સ્થાન મળ્યું. આથી નવી સંકલ્પનામાં ભૌતિક અને માનવસંસાધનનું મિશ્રણ થયું. સમય જતાં જથ્થાકીય અભિગમ એક નવી વિચારણા તરીકે ઊપસ્યો. આ અભિગમ હેઠળ ભૌતિક સાધનો ઉપરાંત માનવ-સંધાનની લાગણી, અભિપ્રેરણા અને વિચારસરણીમાં પણ જથ્થાકીય મર્યાદા હોવાનું સ્વીકારાયું. આથી નવી સંકલ્પનામાં મર્યાદાને આધીન બધાં સાધનોના સંતુલનને સ્વીકારવામાં આવ્યું. સમય જતાં સમજાયું કે બૌદ્ધિક તત્ત્વને કોઈ મર્યાદા નડતી નથી. સંશોધનો અને તેના વ્યવહારમાં ઉપયોગ દ્વારા અશક્ય કહી શકાય તેવી સિદ્ધિઓ પ્રાપ્ત થાય છે. આથી આધુનિક સમયમાં સંચાલનની સંકલ્પના બૌદ્ધિક સંપત્તિ આધારિત બની છે. બૌદ્ધિક સંપત્તિ સાથે ભૌતિક અને માનવસંસાધન અનુકૂલન કરે તેવી નવી સંકલ્પના હવે સંચાલને સ્વીકારી છે.

સમય સાથે બદલાતી સંચાલનની વિવિધ સંકલ્પનાઓને તપાસતાં માલૂમ તો પડે જ છે કે અન્યો પાસેથી કામ મેળવવાનો કસબ સંચાલનની મૂળભૂત વિભાવના છે. માનવ ભૌતિક અને બૌદ્ધિક સંસાધનો પાસેથી કામ મેળવવાનો કસબ જે પ્રાપ્ત કરી શકે તે સંચાલક બને છે. દેખીતી રીતે અન્યો પાસેથી કામ મેળવવાનો કસબ ખૂબ સાદી વિભાવના દેખાય છે પરંતુ એની બદલાતી જતી સંકલ્પનાઓ સૂચવે તો છે જ કે તે કામ દુષ્કર છે. ચોક્કસ હેતુની સિદ્ધિ માટે અન્યો પાસેથી કામ મેળવવા માટે સંચાલકે મૂળભૂત બે કાર્યો કરવાનાં છે. સંકલન સાધીને કોણે, કયું, ક્યારે અને કેટલું કામ કરવાનું છે તે માટે એણે નિર્ણય લેવાના છે અને જોવાનું છે કે નિર્ણયોનો અમલ થાય. આમ, ભલે દેખીતી રીતે સંચાલન અન્યો પાસેથી કામ મેળવવાનો કસબ હોય પણ વાસ્તવમાં એ નિર્ણયો લેવા અને તેનો અમલ કરવાનાં કાર્યો છે. આમ, સંચાલન એટલે હેતુ-સિદ્ધિ માટે નિર્ણયો લેવાનો અને તેમનો અસરકારક અમલ કરવો તે. નિર્ણય એટલે પ્રાપ્ય વિકલ્પોમાંથી આખરી પસંદગી કરવાની પ્રક્રિયા. આમ, સંચાલનમાં વિવેકપુર:સરની પસંદગી હોય છે અને હેતુઓ પણ બદલાતા હોય છે. માહિતી અને આંતરિક પરિસ્થિતિ સતત બદલાતી રહે છે. આથી સંચાલન હેતુથી માંડી નાનામાં નાના નિર્ણય અને તેના અમલની બાબતમાં સતત બદલાતું રહે છે. આમ, સંચાલનની વિભાવનામાં પરિવર્તનશીલતાનું આગવું સ્થાન છે.

સંચાલનની સંકલ્પનાઓનો ઇતિહાસ જોતાં સમજાય છે કે વીસમી સદી સુધી સંચાલનને સ્વતંત્રપણે વિચારવાના તત્ત્વ તરીકે સ્વીકારાયું નહોતું. પ્રત્યેક જરૂરિયાત સિદ્ધ કરવા માટે જે કોઈ સાધનો કામે લગાડવાનાં થાય તે જ કામે લગાડવામાં આવતાં હતાં. આમ થવાથી જરૂરિયાત સંશોધનની માતા બની પણ તે વિચારશ્રેણી પેદા કરી શકી નહિ. એમાં સંચાલન તો હતું જ પણ તે સ્વતંત્ર વિચારશ્રેણી તરીકે ઊભરતું નહોતું. ઓગણીસમી સદી સુધીમાં માનવજાતે અનેક સિદ્ધિઓ તો મેળવી પણ તેમાં સંચાલન એક સ્વતંત્ર વિચાર તરીકે સ્થાન પામ્યું નહિ.

વીસમી સદીની શરૂઆતમાં ટેલરના પ્રસિદ્ધ થયેલા વિચારો અને તેના સમકાલીન હાયેકના પ્રસિદ્ધિમાં આવેલા વિચારોએ સંચાલનને સ્વતંત્રપણે વિચારવાની શક્યતા ઊભી કરી. અનેક વિચારકોએ એ શક્યતાને બરાબર ઉપયોગમાં લઈને પોતાના વિચારો પ્રગટ કર્યા. એક વિજ્ઞાનના વિકાસ માટે કાર્ય-કારણના સંબંધોની સતત ખોજ અને તે દરમિયાન અનેક વિચારો સંચાલન-ક્ષેત્રે ઊભર્યા. પરિણામે સંચાલન, વિજ્ઞાનની અને તેને વ્યવહારમાં મૂકવા માટેની એક શાખા બની. સંચાલન એ સ્વતંત્ર રીતે વિચારવાનું વિજ્ઞાન બન્યું; તેથી તેમાં અનેક ઉપપત્તિઓ(theories)ની રચના થઈ. મોટાભાગનાં સામાજિક વિજ્ઞાનોમાં બને છે તેમ આ ઉપપત્તિઓ સામાજિક સંદર્ભો વિનાની હોતી નથી. આથી ધારણા અને શરતોને સમાવતી એ ઉપપત્તિઓ બની. સંચાલકોએ સતત નિર્ણયો લેવાના હોય છે. તેથી આ ઉપપત્તિઓ એમને માટે માર્ગદર્શક બની; પરંતુ નિર્ણયો લેવા માટેનો સંપૂર્ણ આધાર બનતી નથી કારણ કે નિર્ણય લેવાના ટાણેની પરિસ્થિતિ આગવી હોય છે. સંચાલનક્ષેત્રે ખુલ્લું મન રાખીને પરિસ્થિતિવશ નિર્ણય લેવાનો વિચાર સ્થાન પામ્યો છે. માહિતી, ગણતરીઓ અને હેતુઓ નિર્ણયો લેવા માટેની સરહદો બને છે, પણ એ સરહદોની વચ્ચે પણ અનેક વિવેકભરપૂર નિર્ણયો લઈ શકાય છે તે વિચારને સંચાલનમાં અનિવાર્ય એવું સ્થાન છે. સંચાલનને એક અલગ વિચાર તરીકે સ્વીકાર્યા બાદ આજે ઉપપત્તિઓને સાધન તરીકે વાપરીને, વાસ્તવિકતા સમજીને અને ખુલ્લા મનથી નિર્ણય લેવા સુધીનો એનો વિકાસ થયો છે.

સંચાલનનાં કાર્યો મુખ્ય બે વિભાગોમાં વહેંચાય છે : (1) નિર્ણયો લેવા અને (2) તેમનો અમલ કરવો. સંચાલન રોજેરોજના વ્યવહારોની ભૂમિકા પર હોય છે તેથી આ બંને કાર્યો સતત અને પરસ્પર પૂરક બનીને ચાલે છે. આ કરવા માટે સંચાલન નીચેનાં કાર્યો સતત કરતું હોય છે :

(1) આયોજન : આયોજન હેઠળ હેતુસિદ્ધિ માટે ભાવિ પ્રવૃત્તિઓને બુદ્ધિપૂર્વક સતત પસંદ કરીને તેમનો ક્રમ ગોઠવવામાં આવે છે.

(2) પ્રબંધ : પ્રબંધ હેઠળ સત્તા-સંબંધોની રચના થાય છે. હેતુઓને સિદ્ધ કરવા જરૂરી અને વિશિષ્ટ કાર્યો જેમને સોંપાયેલ છે તેમના હોદ્દાઓ વચ્ચે સમકક્ષ અને ઊર્ધ્વ સંકલનની જોગવાઈ સહિત આ સંબંધો સ્થપાય છે.

(3) કર્મચારી–વ્યવસ્થા : સંતોષી અને ઉત્સાહી કર્મચારીઓ મેળવવા; ટકાવવા અને એમનો વિકાસ કરવાનું કાર્ય કર્મચારી-વ્યવસ્થા હેઠળ થાય છે.

(4) દોરવણી : દોરવણી હેઠળ હાથ નીચેના માણસો પર દેખરેખ અને માર્ગદર્શન આપવાનું કામ થાય છે.

(5) સંકલન : સંકલન હેઠળ ચોક્કસ સમાન ધ્યેયની સિદ્ધિ માટે કર્મચારીઓ, સાધનો, પ્રવૃત્તિઓ અને પ્રયત્નોને પરસ્પરના પૂરક બનાવવાનું કાર્ય થાય છે.

(6) માહિતીપ્રેષણ : માહિતીપ્રેષણ હેઠળ ઘટનાસ્થળો પર બનતા બનાવોની માહિતી ટૂંકમાં અને વ્યવસ્થિત રીતે મેળવી તેની હકીકત સ્વરૂપે રજૂઆત કરવાનું કાર્ય થતું હોય છે.

(7) અંદાજપત્ર–ઘડતર : ભાવિ પ્રવૃત્તિઓમાં ચોકસાઈ લાવવા માટે એને આંકડામાં રજૂઆત કરવાનું કાર્ય અંદાજપત્ર ઘડતર હેઠળ થાય છે.

(8) માહિતીસંચાર : સંચાલન સામૂહિક પ્રવૃત્તિ છે. આથી વ્યક્તિઓ વચ્ચે સમજપૂર્વકના વ્યવહારો ચાલવા જોઈએ. આ માટે અન્યના મનમાં ચોક્કસ સમજ ઊભી કરવા થતા બધા પ્રકારના પ્રયત્નો માહિતીસંચાર છે.

(9) અંકુશ : આયોજન અને અન્ય તકનીકો વડે જે ધોરણો તૈયાર થયાં હોય તે અનુસાર પ્રવૃત્તિઓ થઈ કે કેમ તે તપાસવાનું અને જો વિચલન થયું હોય તો દૂર કરવા માટે સુધારાલક્ષી પગલાં સૂચવવાનું કાર્ય અંકુશ હેઠળ થાય છે. અંકુશની આ કાર્યવહી આયોજનના પ્રતિપોષણ માટે કામે લાગે છે.

સંચાલનનાં સ્તર નિર્ણય-પ્રક્રિયાથી શરૂ થઈ અમલીકરણ સુધી વિસ્તરે છે. એની ટોચ-સપાટી નિર્ણય લે છે. એ નિર્ણયોની મર્યાદામાં રહીને મધ્ય સપાટી તળ-સપાટી પાસેથી કામ મેળવે છે. ટોચ-સપાટી પર કાર્ય કરનારાની સંખ્યા પ્રમાણમાં ઓછી હોય છે. એનાથી વધારે મધ્ય સપાટી પર હોય છે જ્યારે તળ-સપાટીમાં સૌથી વધારે કર્મચારીઓ હોય છે. સંખ્યાની દૃષ્ટિએ સંચાલનના સ્તરોને ઉપર દર્શાવેલી આકૃતિ પ્રમાણે દર્શાવી શકાય. નિર્ણયો લેનારાઓ સંચાલન અધિકારી તરીકે ઓળખાય છે. અમલ કરનારા બિનસંચાલન કર્મચારી તરીકે ઓળખાય છે.

સૂર્યકાન્ત શાહ