સંચાલકીય સંચારવ્યવસ્થા (management coummuni-cation)

સંચાલકીય સંચારવ્યવસ્થા (management coummuni-cation) : પેઢી અથવા જૂથે પોતાના અંદરોઅંદરના સંદેશાવ્યવહારના માધ્યમ તરીકે વિકસાવેલી તંત્રરચના. પ્રત્યેક પેઢી તેના જુદા જુદા એકમો વચ્ચે માહિતીના સુગ્રથિત સંચાર માટે એવી વ્યવસ્થા (system) વિકસાવે છે કે જેથી સંચાલકોને નિર્ણયો લેવા, અમલ કરવા અને અંકુશ મૂકવામાં જરૂરી સહાય મળે. આ પ્રકારની સંચાલકીય સંચારવ્યવસ્થા હેઠળ વિવિધ વિભાગો-સાધનોના પ્રવાહો, કાર્યો અને વિવિધ તકનીકોને એક સુગ્રથિત એકમ તરીકે સ્વીકારવામાં આવે છે અને સંચાલનનાં વિવિધ પાસાંઓને પરસ્પરનાં પૂરક અને સહાયક તરીકે ગણવામાં આવે છે. પરિણામે, કોઈ એક વિભાગને મળતી માહિતી અન્ય વિભાગો, કર્મચારીઓ અને સંચાલકોને ઉપયોગી છે કે કેમ તે બાબત તે વિભાગના માણસો વિચારતા હોય છે. જો એમને તે ઉપયોગી હોવાનું સમજાય તો તે માહિતી તેવા અન્ય વિભાગને, કર્મચારી કે સંચાલકને મોકલતા હોય છે. આમ સંચાલકીય સંચારવ્યવસ્થા હેઠળ કર્મચારીઓ કે સંચાલકો પોતાના વિભાગ અને પોતાને સોંપાયેલ કાર્ય પૂરતો જ માહિતીનો ઉપયોગ કરતા નથી, પણ જેમને જરૂરી હોય તેમને તે મોકલી આપે છે. આ કાર્ય કરવા માટે ધંધાકીય એકમનો સમગ્ર ખ્યાલ એમને હોવો જોઈએ. એકમ એક વ્યવસ્થા (system) અને પોતાનું કાર્યક્ષેત્ર પેટા-વ્યવસ્થા (sub-system) છે તેવો ખ્યાલ એમને હોવો જોઈએ. આ ખ્યાલ પ્રાપ્ત કરવા માટે તેમને એ સમજ હોવી જોઈએ કે કયો વિભાગ, કયો કર્મચારી કે સંચાલક કયું કાર્ય અથવા કયાં કાર્યો કરી રહ્યા છે. આ સમજ કેળવવા માટે કર્મચારી/સંચાલક ધંધાકીય એકમનો ચોક્કસ કાર્ય કરનારો મટી જઈને એકમનો સમગ્રતયા વિચાર કરનારો બની જાય છે. એ એના કોશેટામાંથી બહાર નીકળી સામાજિક બની જાય છે. એનાં મૂલ્યો, ભૂમિકા, સંબંધો/કાર્યસંબંધો અને દબાણ કરતા અંકુશો બદલાઈ જાય છે. આમ સંચાલકીય સંચારવ્યવસ્થા સંચાર કરતાં વધારે તો માનવતત્ત્વને બદલે છે, પ્રત્યેક મળતી માહિતી પોતાના ઉપરાંત અન્યોને પણ ઉપયોગી હોવાની શક્યતાનો ખ્યાલ દરેક કર્મચારીમાં પેદા કરવાનો છે.

આયોજન, પ્રબંધ અને અંકુશને પરસ્પરને પૂરક બનાવવા માટે સંચાલકીય સંચારવ્યવસ્થામાં ઘણી સરળતા રહે છે. સંચાલકીય સંચાર- વ્યવસ્થામાં કેન્દ્રીય કમ્પ્યૂટર અને ધંધાકીય એકમના બધા કમ્પ્યૂટરો વચ્ચેનું નેટવર્ક હોય છે. કમ્પ્યૂટરની મદદથી નવી માહિતી ઝડપથી મળે છે. એને નેટવર્ક પર મૂકી અન્યોને તરત રવાના કરી શકાય છે. એ ઉપયોગી હોય ત્યાં સુધી મેમરીમાં સંગ્રહ કરી શકાય છે. કમ્પ્યૂટરની આ શક્તિને પિછાણી કર્મચારીઓ અને સંચાલકોએ સમગ્ર એકમ અને બાહ્ય સમાજના સંદર્ભે માહિતીનો ઉપયોગ કરવાનો હોય છે. આમ, મળતી દરેક માહિતી સંચાલનલક્ષી બની જાય છે. સંચાલન હેતુલક્ષી હોય છે. આથી પ્રત્યેક માહિતી ધંધાકીય એકમના હેતુઓ સિદ્ધ કરવામાં કેટલી ઉપયોગી બનશે તે પ્રત્યેક કર્મચારી અને અધિકારી વિચારશે. જ્યારે એને એવું સમજાય કે ચોક્કસ માહિતી હેતુસિદ્ધિ માટે ઉપયોગી બનશે ત્યારે તે માહિતી હેતુસિદ્ધિ માટે ઉપયોગમાં લેવાય તે રીતે તે તેને સંબંધિત સ્થાને મોકલે છે. માહિતીને સંચાલનલક્ષી અને સંચાલનતરફી બનાવ્યા બાદ વિવિધ માહિતીને હેતુસિદ્ધિ માટે સાંકળવામાં આવે છે. આવું કરતાં ઘણી વાર એવું બને છે કે પરસ્પરથી તદ્દન જુદી અને અલગ સ્રોતોમાંથી આવેલી માહિતી પરસ્પરની પૂરક બની જાય છે. આમ કરવાથી તે હેતુસિદ્ધિ માટે વધારે વાજબી અને અસરકારક નિર્ણય લેવામાં મદદગાર બને છે. છૂટક છૂટક આવતી માહિતીને સાંકળવાનું કાર્ય સંચાલકીય સંચારવ્યવસ્થાની એક મોટી સિદ્ધિ બને છે. એકની એક માહિતી વિવિધ સ્રોતોમાંથી આવતી હોય ત્યારે તેનું પુનરાવર્તન તે દૂર કરે છે. કર્મચારીઓ અને અધિકારીઓ ચોક્કસ માહિતી એક જ વાર મેળવી તેવી વ્યવસ્થા કમ્પ્યૂટરની મદદથી સંચાલકીય સંચારવ્યવસ્થામાં કરતા હોય છે. એ જ પ્રમાણે સંબંધિત અને અધિકૃત કર્મચારી/સંચાલકની સંમતિ મેળવીને બિનજરૂરી માહિતીને રદ કરે છે અને માહિતીના સંચાલનમાં કસર કરવામાં મદદ કરે છે. વળી કર્મચારીઓ અને સંચાલકોને જરૂરી પ્રસ્તુત અને અસરકારક નિર્ણયો લેવામાં સહાય મળે છે. આ પ્રકારના નિર્ણયો જ હેતુસિદ્ધિ માટે ઉપકારક બને છે.

વિશાળ વિસ્તારમાં અનેક સ્થળોએ કામકાજ કરતા એકમોમાં મુખ્ય કાર્યાલયને અને અંદરોઅંદર સ્થળોને જરૂરી માહિતીની સતત જરૂર પડે છે. કમ્પ્યૂટરની મદદથી આ સ્થળો વચ્ચે સંચાલકીય સંચારવ્યવસ્થા નેટવર્ક તૈયાર થઈ શકે છે. આ નેટવર્ક તૈયાર થયા પછી જરૂરી અને પ્રસ્તુત માહિતીના આદાન-પ્રદાન માટે સ્થળો વચ્ચેના ભૌગોલિક અંતરનું કોઈ મહત્ત્વ હોતું નથી. સંચાલકીય સંચારવ્યવસ્થા બધાં સ્થળોને એકસૂત્રે બાંધી દે છે. આ સંદર્ભે રેલવેની નવી રિઝર્વેશન-વ્યવસ્થા એક સરસ ઉદાહરણ છે. આમ, સંચાલકીય સંચારવ્યવસ્થા કાર્યક્ષમ અને અસરકારક સંચાલન માટે ધંધાકીય કે બિનધંધાકીય કોઈ પણ એકમની કરોડરજ્જુ બની જાય છે.

સૂર્યકાન્ત શાહ