માહિતીનિર્ભર સંચાલન-પદ્ધતિ

માહિતીનિર્ભર સંચાલન-પદ્ધતિ (Management Information System) : સંચાલકોને વ્યૂહરચના, યોજના, કામગીરી અને અંકુશ અંગે સક્રિય નિર્ણયો લેવા માટે આવશ્યક, ઔપચારિક અને સમયસર માહિતી પૂરી પાડતું, મુખ્યત્વે કમ્પ્યૂટર-આધારિત તંત્ર.

વ્યાપાર કે સંગઠનના સંચાલકો નિર્ણયો લેવા માટે આવશ્યક માહિતી મુખ્યત્વે આંતરિક સ્રોતો (ખરીદ, વેચાણ, પુરવઠો, નફો વગેરે) દ્વારા અને બહારની માહિતી મૌખિક વાતચીત દ્વારા સંપાદિત કરતા હતા.

સમયાંતરે હરીફાઈમાં વૃદ્ધિ થતાં વિશાળ પરિયોજનાઓ તથા સંગઠનો અસ્તિત્વમાં આવતાં અને સાથોસાથ સદીના સાઠના દશકામાં કલનયંત્ર (calculators)  અને છિદ્રિત પત્રક(punch card) કમ્પ્યૂટરો સુલભ થતાં સંચાલકોએ મહત્તમ માહિતી દ્વારા સંગઠનનું લક્ષ્ય પ્રાપ્ત કરવા તરફ ધ્યાન કેન્દ્રિત કર્યું. જે માહિતી માનવીય હસ્તાંતર દ્વારા એકત્ર કરાતી હતી તે કલનયંત્રો અને કમ્પ્યૂટરો દ્વારા પ્રક્રમિત (process) કરવાની પ્રક્રિયા શરૂ થઈ. આ સાધનોને પરિણામે ખર્ચમાં કરકસર અને ઉત્પાદનક્ષમતામાં ગણનાપાત્ર વૃદ્ધિ શક્ય બની. આ કાર્ય ઇલેક્ટ્રૉનિક સંખ્યાત્મક પ્રક્રમણ (electronic data processing) દ્વારા શક્ય બન્યું. ઊંચી કિંમતનાં, ગૂંચવણભરી તકનીક ધરાવતાં કમ્પ્યૂટરો ચલાવવા માટે નિષ્ણાતોની આવશ્યકતા ઊભી થઈ. તેને માટે એક નવો વિભાગ શરૂ કરવામાં આવ્યો; જેને ઇલેક્ટ્રૉનિક સંખ્યાત્મક પ્રક્રમણ (electronic data processing – E.D.P.) વિભાગ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. આરંભમાં સંચાલકોની માહિતી વિશેની અસ્પષ્ટતા તથા કમ્પ્યૂટરની કાર્યક્ષમતા વિશે અજ્ઞાનતા અને પૂરતી દોરવણીના અભાવને પરિણામે સંચાલકો અને ઈ.ડી.પી. વિભાગ વચ્ચે ગેરસમજ અને મુશ્કેલીઓ થતી રહી. વળી, છિદ્રિત પત્રકોવાળાં કમ્પ્યૂટરોનો ઉપયોગ કઢંગો અને મુશ્કેલ પણ હતો.

સમયાંતરે ઊંચી ક્ષમતાવાળાં, સ્વયંસંચાલિત કમ્પ્યૂટરો સુલભ થતાં વિશાળ અને વિવિધ આંતરિક તેમજ બાહ્ય માહિતીનું સંખ્યાત્મક પ્રક્રમણ (data processing) શીઘ્ર ગતિથી કરવાનું શક્ય બન્યું. પહેલાં સંચાલકોને પૂરતી માહિતી સમયસર ઉપલબ્ધ થતી નહોતી. તે ઉપરાંત તે માહિતી મેળવવાનું કાર્ય ખર્ચાળ પણ બની રહેતું હતું. આવશ્યક માહિતી સમયસર ઉપલબ્ધ થતાં વિવિધ વિભાગોને તેમના કાર્યક્ષેત્રના સંગઠને નિયત કરેલાં ધોરણો સાથે પરિણામોની તુલના કરવાનું શક્ય બન્યું. તેમાં સમયસર સુધારણા કરવાનો અવકાશ મળ્યો. વળી કમ્પ્યૂટર માહિતી-તંત્રે આપેલી માહિતી સંગઠનના સક્ષમ સંચાલન માટે અગત્યનું સાધન બની રહી. તેનું કમ્પ્યૂટર–આધારિત માહિતી તંત્ર (computer based information systems – CBIS) નામકરણ કરવામાં આવ્યું જે પાછળથી માહિતી સંચાલન પદ્ધતિ (management information systems) તરીકે જાણીતું થયું.

વ્યવસ્થિત માહિતી તંત્રની રચના કરવા માટે સંચાલકોએ પ્રથમ સંગઠનનું ધ્યેય, નીતિ અને યોજનાના સંદર્ભમાં પ્રવૃત્તિ પર અંકુશ કેળવવા આવશ્યક માહિતીની યાદી તૈયાર કરવી રહી. તેના પરથી હાર્ડવેર જેમાં કમ્પ્યૂટર સામગ્રી, સંખ્યાત્મક પ્રક્રમણો (data processing) વગેરે સમાવી શકાય અને જરૂરી સૉફ્ટવેર (programming) તથા તંત્ર ચલાવનાર તજજ્ઞોની આવશ્યકતા નિશ્ચિત કરી રોકાણનો અંદાજ કરી શકાય. તંત્રના ખર્ચની સાથે ઉત્પાદનના પ્રમાણ(cost benefit ratio)નો પણ ખ્યાલ રાખવો રહ્યો. વિસ્તૃત માહિતી એકત્રિત કર્યા પછી તેનો ઉપયોગ શક્ય ન થઈ શકે તો તે ફાજલ ખર્ચ ગણી શકાય. આવશ્યક માહિતી જ સમયસર મળે તે ઇષ્ટ છે.

કેટલાંક સંગઠનો માહિતી, તેમની યોજના, તેના તજજ્ઞો, તકનીકી જાણકારી અને તેના અદ્યતન પ્રવાહો તથા બીજાં સંગઠનોની માહિતીતંત્ર-વ્યવસ્થા ઇત્યાદિ ધ્યાનમાં રાખીને પોતાનાં હાર્ડવેર તથા સૉફ્ટવેરમાં રોકાણ નક્કી કરે છે.

તંત્ર ચલાવવાનો મહત્તમ ખર્ચ સૉફ્ટવેરનો હોય છે. કેટલાંક સંગઠનો તેને પોતાના જ તજ્જ્ઞો દ્વારા તૈયાર કરવાનો આગ્રહ સેવે છે, જેથી ખર્ચમાં કરકસર કરી શકાય અને નવી પદ્ધતિઓ (systems) વિકસાવી શકાય.

માહિતીનો ઉપયોગ કરનાર સંચાલકો તથા મૅનેજરોએ કમ્પ્યૂટર વિશે જરૂરી જ્ઞાન અને માહિતીનું અર્થઘટન કરવાની ક્ષમતા કેળવવી આવશ્યક છે. તે તેમને વિશેષજ્ઞો તથા માહિતીતંત્રની ક્ષમતાનો મહત્તમ ઉપયોગ કરવાની સજ્જતા બક્ષે છે. તંત્રે એકત્ર કરેલ માહિતીનું પ્રક્રમણ કરી રૂપાંતર કરનાર વિશેષજ્ઞ માહિતીતંત્ર-વિશેષજ્ઞ (information system specialist) તરીકે ઓળખાય છે. તેનું વિશ્લેષણ કરનાર પદ્ધતિ-વિશ્લેષક (system analyst) તરીકે ઓળખાય છે.

માહિતીનો ઉપયોગ કરનાર નિષ્ણાતોમાં સામાન્ય રીતે સંચાલકો, જનરલ મૅનેજરો, મૅનેજરો તથા સુપરવાઇઝરોનો સમાવેશ કરી શકાય. દરેકની માહિતીની આવશ્યકતા અલગ અલગ હોય છે.

સંચાલક ભવિષ્યની યોજના, વ્યૂહરચના, નીતિ, સંચાલન પર અંકુશ, નફો વગેરે પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે. તે માટે આવશ્યક માહિતીમાં આર્થિક પરિસ્થિતિ, તકનીકી વિકાસ, હરીફોની જાણકારી, ઉત્પાદન, નફો વગેરેની ગણના કરી શકાય. તેમાંની મહત્તમ માહિતી તો બાહ્ય સ્રોતોમાંથી મેળવવાની હોય છે અને તે અનૌપચારિક (informal) અને અનિત્યક્રમી (non-routine) હોય છે. માહિતીતંત્ર તે સઘળી માહિતી પૂરી પાડવા માટે સક્ષમ હોતું નથી.

જનરલ મૅનેજર પોતાના વિભાગનાં હિસાબ, ખરીદ, વેચાણ, પુરવઠો વગેરેનાં કાર્યો પર અંકુશ રાખવા જરૂરી માહિતીની અપેક્ષા રાખે છે. તેમાંની મહત્તમ માહિતી આંતરસ્રોતમાંથી ત્રિમાસિક કે માસિક નિત્યક્રમે (routine) મળી શકે છે. વળી હરીફોની પ્રવૃત્તિ, તકનીકી વિકાસ વગેરેની જાણકારી અનૌપચારિક સ્રોતો દ્વારા મેળવવાની હોય છે.

તે જ રીતે જનરલ મૅનેજરની નીચે કાર્ય કરતા મૅનેજરોને પણ નિત્યક્રમ પ્રમાણે માહિતીની આવશ્યકતા હોય છે; પરંતુ તે અઠવાડિક, પાક્ષિક કે માસિક નિત્યક્રમમાં આંતરસ્રોત દ્વારા મળી શકે છે. તેમનું કાર્ય વિભાગના ઉત્પાદન પર અંકુશ રાખવાનું હોય છે.

સુપરવાઇઝરો મહદ્અંશે રોજિંદા કાર્ય પર નજર રાખે છે અને તેમના વિભાગનું કાર્ય નક્કી કરેલ ધોરણ અનુસાર થાય તેનો ખ્યાલ રાખે છે.

અદ્યતન સમયમાં જ્ઞાન અને માહિતી એક મહત્વની સંપદા છે. સમાજનું અર્થતંત્ર માહિતીનાં નિર્માણ, સંચાલન અને વિસ્તરણ પર આધારિત હોય છે. સંગઠનનું કદ, જટિલતા તથા કાર્યક્ષેત્રની તકો લક્ષમાં રાખીને એકત્રિત માહિતીનું દક્ષ સંચાલન તેની સફળતાની ચાવી છે. માહિતી વિશ્વસનીય, ચોકસાઈભરી અને સમયસર મળવી આવશ્યક હોય છે. જે માહિતી સંગઠનની યોજના, લક્ષ, વ્યૂહરચના, તેની સંસ્કૃતિ અને કાર્યકરોની અપેક્ષા પૂરી કરવામાં ઊણી ઊતરે છે તે તેની સફળતા અને ઉત્તરજીવિતા માટે નુકસાનકારક નીવડે છે.

માહિતી ઔપચારિક (formal) અને અનૌપચારિક (informal) હોઈ શકે છે. તે નિત્યક્રમી (routine) અને અનિત્યક્રમી (non-routine) પણ હોય છે. ઔપચારિક અને નિત્યક્રમી માહિતીનું સંખ્યાત્મક પ્રક્રમણ મહદ્અંશે શક્ય હોય છે. કમ્પ્યૂટર વિભાગ સંચાલકોને વિવિધ સ્તરે આવશ્યકતા મુજબ નિત્યક્રમે માહિતી સરળતાથી પૂરી પાડી શકે છે. અનૌપચારિક તથા અનિત્યક્રમી માહિતીનું સંખ્યાત્મક પ્રક્રમણ (data processing) કરવું મુશ્કેલ હોય છે. કેટલીક વખત મૅનેજરો કમ્પ્યૂટર વિભાગ દ્વારા ઔપચારિક માહિતી મળે તે પહેલાં જ અનુભવને આધારે ત્વરિત નિર્ણય લઈ શકે છે. મૅનેજરોના સંવેદનશીલ અનૌપચારિક માહિતી સ્રોતો, તેના સૂચિતાર્થના મૂલ્યાંકન પર આધારિત નિર્ણયો અને તેમને ત્વરિત અમલમાં મૂકવાની ક્ષમતા સંગઠનની દક્ષતામાં ગણનાપાત્ર વૃદ્ધિ કરે છે.

નિષ્ણાતોએ વિકસાવેલ નિર્ણય સમર્થક પદ્ધતિ (decision support system) અને કૃત્રિમ બુદ્ધિતંત્ર (artificial intelligence) પદ્ધતિ દ્વારા કરાયેલાં સૂચનોને, માહિતીતંત્રની કામગીરી અને સીમિતતાથી અજાણ કેટલાક મૅનેજરો સંચાલકોના નિર્ણયોના પર્યાય તરીકે ગણે છે; પરંતુ માહિતીતંત્ર ક્યારેય પણ સંચાલકોના નિર્ણયોનો પર્યાય બની શકે નહિ; કારણ કે લક્ષ, યોજના, વ્યૂહરચનાને સફળ બનાવવા માટે અનુભવને આધારે અનૌપચારિક સ્રોતો દ્વારા પ્રાપ્ત થયેલી માહિતી પર લેવાયેલ નિર્ણયો સંગઠનને ક્ષમતા અને સફળતા બક્ષે છે; જ્યારે માહિતીતંત્રની ક્ષમતા મહદ્અંશે સંખ્યાત્મક પ્રક્રમણ પૂરતી સીમિત હોય છે.

તજજ્ઞોએ સંચાલકો માટે એક નિર્ણય સમર્થક પદ્ધતિ વિકસાવી છે, જે સંચાલકોને વિવિધ સ્તરે લાભદાયક અને બિનલાભદાયક વિકલ્પો દર્શાવી તેનાં પરિણામોના અંદાજ પરથી નિર્ણય લેવામાં મદદરૂપ થાય છે.

તાજેતરમાં નિષ્ણાતોએ એક નવી પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરીને સંગઠનના પ્રશ્નો તથા તેના નિરાકરણનું નિર્દેશન કરી સંગઠનના હિતમાં મહત્તમ લાભદાયી વિકલ્પ કમ્પ્યૂટર દ્વારા સૂચવવાની વ્યવસ્થાની ગોઠવણ કરી છે. સંચાલકોએ વિવિધ વિકલ્પોમાંથી તેમને યોગ્ય લાગે તેની પસંદગી કરવાની જ બાકી રહે છે. આ પદ્ધતિ કૃત્રિમ બુદ્ધિતંત્ર (artificial intelligence) તરીકે ઓળખાય છે.

જિગીશ દેરાસરી