માહિતીનું વિશ્લેષણ અને પ્રક્રમણ : સંચાલકીય નિર્ણય લેવામાં મદદરૂપ બની શકે તેવા હેતુથી પ્રાપ્ત થયેલ અથવા એકત્રિત કરેલ હકીકતો અને આંકડાઓનું પૃથક્કરણ. ઐતિહાસિક દસ્તાવેજો, લેખનસામગ્રી, સર્વેક્ષણો, અવલોકનો, અનુભવો, વાતચીત અને ચર્ચા જેવાં અનેક માધ્યમો દ્વારા જે હકીકતો અને આંકડા પ્રાપ્ત થાય છે તે કાચી માહિતી (data) છે. ટેલિવિઝન અને ઇન્ટરનેટ જેવાં આધુનિક સાધનો તરફથી પણ અઢળક અને ખૂબ ઝડપથી માહિતી પ્રાપ્ત થાય છે. માહિતી મેળવવાનું કામ આંગળીના ટેરવાનું કાર્ય બની ગયું છે; છતાં નિર્ણય લેનારાઓએ એમના સમયનો મોટો ભાગ માહિતી ભેગી કરવા પાછળ આપવો પડે છે. સામાન્ય જીવનવ્યવહારમાં, રાજકારણમાં, ધંધામાં – બધાં જ ક્ષેત્રોમાં વ્યક્તિએ નિર્ણયો લેવાના હોય છે. મહત્તમ ધ્યેયસિદ્ધિ અને સમસ્યાનિવારણ માટે નિર્ણય અપેક્ષિત સમયે લેવાય તેમજ તેનો અસરકારક અમલ કરી શકાય તેવું થવું જોઈએ. આ પ્રકારના નિર્ણયો લેવા માટે માહિતી એ અગત્યનું અને અનિવાર્ય આદાન (input) બની જાય છે.
જે માહિતી મળે તેમાંથી નિર્ણય લેનારને માટે તો નિર્ણય લેવામાં મદદગાર થઈ પડે તેવી માહિતી જ જરૂરી છે. મળતી માહિતીમાંથી જે તે નિર્ણય સાથે સંકળાયેલી માહિતી છૂટી પાડવાના કામથી જ માહિતી-પૃથક્કરણની શરૂઆત થાય છે. કઈ બાબત અંગે નિર્ણય લેવાનો છે તે પહેલાં સ્પષ્ટ કરવાનું હોય છે. પછી તે બાબતની સાથે સંકળાયેલો ભાગ મળેલી માહિતીમાંથી છૂટો પાડવાનો હોય છે. આ તબક્કે એવું બનવાની પણ સંભાવના છે કે સંકળાયેલી સંબંધિત અને અસંબંધિત માહિતીને છૂટી પાડવાની પ્રક્રિયા ખુદ જ એવી અગત્યની માહિતી પ્રકાશમાં આણે કે જેથી જે બાબત અંગે નિર્ણય લેવાનું વિચાર્યું હોય તે બાબત જ બદલવી પડે. પૃથક્કરણના પહેલા તબક્કાથી જ માહિતી અને નિર્ણયની પ્રક્રિયા પરસ્પરાધીન બની જાય છે. ધ્યેયસિદ્ધિ કે મુશ્કેલી-નિવારણ માટે નિર્ણય પણ એક સાધન જ હોવાથી, સાધન તરીકે એની અસરકારકતા વધારવા આ સતત પરિવર્તનનો વિકલ્પ ખુલ્લો રાખવો પડે છે.
મળતી માહિતી આંતરિક અને બાહ્ય બાબતોની હોય છે. આંતરિક એટલે કે ધ્યેયસિદ્ધિ કે મુશ્કેલી-નિવારણ માટે ઉપયોગમાં લેવાતું અને નિર્ણય લેનારના સંપૂર્ણ અંકુશમાં હોય તે તંત્રની અંદરનું. આ તંત્ર સિવાયની બધી બાબતો બાહ્ય છે. માહિતી-પૃથક્કરણના બીજા તબક્કે સંબંધિત માહિતી આંતરિક છે કે બાહ્ય છે તે પ્રમાણે છૂટી પાડવાની હોય છે. આંતરિક બાબતોની માહિતીના આધારે લેવાતા અને બાહ્ય બાબતોની માહિતીના આધારે લેવાતા નિર્ણયોની ગુણવત્તામાં ઘણો તફાવત રાખવો પડે છે; તેથી આ પ્રકારે માહિતીનું પૃથક્કરણ જરૂરી થઈ પડે છે.
ક્યારે કયો નિર્ણય લેવો પડશે અને તે માટે કઈ માહિતીની જરૂર પડશે તેની નિશ્ચિતતાપૂર્વકની આગાહી થઈ શકતી નથી. આથી જ્યારે જે માહિતી મળે છે ત્યારે તેનો સંગ્રહ કરવો પડે છે. અત્યાર સુધી મુખ્યત્વે સ્મરણશક્તિ અને કાગળો થકી તે સંગ્રહ થતો હતો. હવે તેમાં કમ્પ્યૂટરનો ઉમેરો થયો છે. કમ્પ્યૂટરના શરૂ થયેલા ઉપયોગને કારણે માહિતી-પૃથક્કરણમાં ગણિત અને આંકડાશાસ્ત્રનો બહોળો ઉપયોગ શરૂ થયો છે. કઈ બાબતો અંગે નિર્ણયો લેવા પડશે તેની અગાઉથી ગણતરી કરી મળેલી અને મળતી રહેતી માહિતીનું સતત પૃથક્કરણ અને તેના સંગ્રહની સતત પ્રક્રિયા કમ્પ્યૂટરમાં કરવામાં આવે છે. આ માટે અંગ્રેજીમાં જેને MISના ટૂંકા નામથી (Management Information System) ઓળખવામાં આવે છે તે સંચાલકીય માહિતી-રચના તૈયાર કરવામાં આવે છે. આમ કરવાથી યોગ્ય સમયે, જરૂર પડ્યે ઝડપથી અને ચોકસાઈપૂર્વકના નિર્ણય લેવાનું શક્ય બને છે. કમ્પ્યૂટરની કામ કરવાની ગતિ અને શક્તિ વધી જતાં માહિતીના પૃથક્કરણમાં ખૂબ ચોકસાઈ આવી છે અને માહિતીનો જથ્થો ગમે તેટલો વધારે હોય તોપણ તેનાં ઝડપી અને ચોકસાઈભર્યાં પૃથક્કરણ શક્ય બન્યાં છે. કમ્પ્યૂટરની સાથે ટેલિફોન અને ટેલિવિઝનને જોડી દેવામાં આવતાં માહિતીનું પૃથક્કરણ કરીને એમાંથી સંબંધિત માહિતીના આધારે જે સ્થળે અને જે સમયે નિર્ણય લેવાની જરૂર ઊભી થાય તે સ્થળે અને તે સમયે સંબંધિત વ્યક્તિ નિર્ણય લઈ શકે તેવી વ્યવસ્થાનું નિર્માણ થયું છે.
માહિતી-પૃથક્કરણમાં કમ્પ્યૂટર જેવું શક્તિશાળી અને ચોકસાઈની ખાતરી કરાવતું સાધન દાખલ થયું તેથી માહિતી-પૃથક્કરણની પ્રક્રિયાનું પણ પૃથક્કરણ શક્ય બન્યું છે. આ પૃથક્કરણમાંથી એ બાબત પ્રકાશમાં આવી છે કે કેટલાક નિર્ણયો વારંવાર (રોજિંદા) લેવાના હોય છે. આવા દરેક નિર્ણય પ્રસંગે એક જ રીતે પૃથક્કરણ પામેલી માહિતીની જરૂર પડે છે. અલબત્ત, એકની એક જૂની માહિતી ચાલતી નથી. તેમાં છેવટની માહિતીનો સમાવેશ કરવો પડે છે. આ પ્રકારના નિર્ણયો માટેની માહિતીને આયોજિત (programmed) માહિતી તરીકે જુદી પાડવામાં આવે છે; પરિણામે, રોજિંદા અને એક જ પ્રકારના નિર્ણયો માટે જરૂરી માહિતીનું પૃથક્કરણ કમ્પ્યૂટર પોતે જ કરી લે છે. કમ્પ્યૂટરની આ સ્વયંસંચાલિતતાને કારણે રોજિંદા નિર્ણયો લેવાનું સરળ બની ગયું છે. જે નિર્ણયો લાંબા સમયાંતરે લેવાના થાય છે અને એકરૂપ નથી તેને માટે તો નિર્ણય કઈ બાબત અંગે લેવાનો છે તે સ્પષ્ટ કરવાનું અનિવાર્ય બને છે. ત્યારબાદ સંચાલક કમ્પ્યૂટરની મદદ વડે માહિતીનું પૃથક્કરણ કરે છે તથા સંબંધિત માહિતી એના બધા સૂચિતાર્થો સાથે મેળવીને અસામાન્ય નિર્ણય પણ લઈ શકે છે.
સૂર્યકાન્ત શાહ