હિસાબી પદ્ધતિ (accounting system)

હિસાબી પદ્ધતિ (accounting system) : ધંધા કે ઉદ્યોગોએ અન્ય વ્યક્તિઓ અને સંસ્થાઓ સાથે કરેલા નાણાકીય વ્યવહારોની નોંધણી કરીને વ્યવસાયમાં થયેલા નફા/નુકસાનને આધારે આર્થિક સધ્ધરતા જાણવા માટે વૈજ્ઞાનિક ઢબે દફતર રાખવાની પદ્ધતિ. પ્રત્યેક ધંધો કે ઉદ્યોગ પોતાના દૈનિક નાણાકીય વ્યવહારોના હિસાબકિતાબ રાખે છે, વર્ષાન્તે નફાનુકસાન ખાતું અને સરવૈયું તૈયાર કરે છે અને ધંધાકીય કે ઔદ્યોગિક પ્રવૃત્તિમાંથી થયેલા નફાનુકસાન તથા રોકેલી મૂડીમાં થયેલી વધઘટની જાણકારી મેળવે છે. ધંધો કરતી ન હોય તેવી સામાજિક અને સખાવતી સંસ્થાઓ પણ પોતાની પ્રવૃત્તિઓ વધારવી, ચાલુ રાખવી, ઓછી કરવી અથવા બંધ કરવી તેનો યોગ્ય નિર્ણય લેવા માટે હિસાબ-કિતાબ રાખે છે તથા વર્ષાન્તે આવક અને ખર્ચ ખાતું તેમજ સરવૈયું તૈયાર કરે છે. વળી સરકાર પણ પોતાની વાર્ષિક આવક-જાવકના હિસાબ-કિતાબ રાખે છે. એક વ્યક્તિના અન્ય વ્યક્તિ સાથેના કોઈ પણ નાણાકીય વ્યવહારમાં નાણું અથવા નાણાંનું મૂલ્ય ધરાવતા માલ તથા સેવાની અદલાબદલી થાય છે. આ વ્યવહાર નાના અથવા મોટા મૂલ્યની રકમનો હોઈ શકે છે. આ વ્યવહારોની પદ્ધતિસરની નોંધણી કરવામાં આવે નહિ તો ગૂંચવાડો ઊભો થાય છે તેથી તેને ટાળવા માટે હિસાબી પદ્ધતિ વિકસાવવામાં આવી છે. ચાણક્યે તેના અર્થશાસ્ત્રમાં વ્યવસ્થિત નામું રાખવાની અને અન્વેષણ(audit)ની આવશ્યકતા ઉપર ભાર મૂક્યો છે. આમ ભારતીય હિસાબી પદ્ધતિ પાશ્ચાત્ય હિસાબી પદ્ધતિ કરતાં વધારે પુરાણી છે; છતાં હાલમાં જે દ્વિનોંધી નામાપદ્ધતિ (double entry accounting system) અસ્તિત્વમાં આવેલી છે તેનું મૂળ પંદરમી શતાબ્દીમાં ઇટાલીના પેસીઓલી(Pacioli)એ વિકસાવેલી હિસાબી પદ્ધતિમાં રહેલું છે. નામું રાખવાની કળા આમ વર્ષોજૂની છે; પરંતુ તેને અદ્યતન સ્વરૂપમાં રજૂ કરવાનું શ્રેય અમેરિકાની સર્ટિફાઇડ પબ્લિક એકાઉન્ટ્સની સંસ્થાને ફાળે જાય છે. નામાની તેણે આપેલી વ્યાખ્યાના ત્રણ મહત્વના ઘટકો છે : (1) થોડોઘણો પણ નાણાકીય અંશ ધરાવતા હોય તેવા વ્યવહારો અને ઘટનાઓની જ નામામાં નોંધ લેવામાં આવે છે; પરંતુ જરા પણ નાણાકીય અંશ ન ધરાવતા હોય તેવા વ્યવહારો અને ઘટનાઓની નોંધ નામામાં લેવામાં આવતી નથી. (2) પ્રત્યેક વ્યવહાર અને ઘટનાનો અર્થ સમજી શકાય, તેમનું વર્ગીકરણ, વિશ્લેષણ થઈ શકે અને સારાંશ મેળવી શકાય તે પ્રકારે તેમની નામામાં નોંધણી થવી જોઈએ અને (3) તૈયાર કરેલાં નાણાકીય પત્રકોમાંથી સંબંધિત પક્ષકારોને સ્પષ્ટ સંદેશો મળવો જોઈએ. ધંધા કે ઉદ્યોગે પોતાની જરૂરિયાત માટે તૈયાર કરેલાં નાણાકીય પત્રકો તેના સંચાલકોને વહીવટી નિર્ણયો લેવામાં ઉપયોગી હોય છે. તે ઉપરાંત આ પત્રકો શૅરહોલ્ડરોને નફોનુકસાન અને ડિવિડન્ડ જાણવામાં, રોકાણકારોને પોતાના રોકાણની સલામતી જાણવામાં, લેણદારોને શાખ ઉપર માલ આપવાનો નિર્ણય લેવામાં, શ્રમજીવીઓને કંપનીની નફો રળવાની ક્ષમતાને અનુરૂપ વેતન માગવામાં, સરકારને રાષ્ટ્રીય આંકડા તૈયાર કરીને કરવેરાના દર નક્કી કરવામાં અને સંશોધકોને દેશનું આર્થિક ચિત્ર રજૂ કરવામાં ઉપયોગી હોય છે.

નામાના આધારે તૈયાર કરેલાં પત્રકોનો બધા જ લોકોને એકસરખો અને પૂરેપૂરો અર્થ સમજાય તેવી ભાષામાં રજૂ કરી શકાય તે માટે હિસાબનીશોએ વિવિધ સંકલ્પનાઓ ઉપર સંમતિ સાધેલી છે : (1) ધંધાનું અલગ અસ્તિત્વ હોવાની સંકલ્પના : ધંધો તેના માલિક કરતાં અલગ અસ્તિત્વ (legal entity) ધરાવે છે અને ધંધાના માલિક સાથે કરવામાં આવેલા નાણાકીય વ્યવહારોની પણ નામામાં નોંધ લેવામાં આવે છે. (2) નાણાંમાં માપણી કરવાની સંકલ્પના : જે વ્યવહારોનું નાણાંમાં મૂલ્યાંકન થઈ શકે તેમની જ નોંધ કરવામાં આવે છે. બીજી ગમે તેવી અગત્યની ઘટનાઓ – જેવી કે ઉત્પાદન મૅનેજર અને વેચાણ મૅનેજર વચ્ચેના મતમતાંતર કે ઝઘડાની નોંધ લેવામાં આવતી નથી. (3) પડતર સંકલ્પના : ફક્ત પડતર કિંમતની નોંધ લેવામાં આવે છે. જમીનની વાસ્તવિક કિંમત રૂ. 3,00,000 હોય પરંતુ તે રૂ. 1,50,000માં ખરીદી હોય, તો વાસ્તવિક કિંમત રૂ. 3,00,000ની નહિ; પરંતુ ખરીદ કિંમત રૂ. 1,50,000ની નામામાં નોંધ લેવામાં આવે છે. (4) ધંધો ચાલુ છે (going concern) તેવી સંકલ્પના : ધંધો ચાલુ છે, ચાલુ રહેશે અને બંધ થવાનો નથી તેવી ભૂમિકા ઉપર ચાલુ વર્ષમાં કરવામાં આવેલો મોટી રકમનો ખર્ચ ભવિષ્યના લાંબા સમય સુધીનાં વર્ષોમાં ફાળવવામાં આવે છે. (5) દ્વિ–પાસા (dual aspects) સંકલ્પના : પ્રત્યેક વ્યવહારનાં બે પાસાં હોય છે; દા. ત., ધંધામાં કોઈ અસ્કામત આવી છે તો તે બીજી અસ્કામતનો ત્યાગ કરવાથી, નાણાંની ચુકવણી કરવાની જવાબદારી લેવાથી, ધંધામાં નફો થવાથી, અથવા માલિકે નવું મૂડીરોકાણ કરવાથી આવી હોય છે. આનાથી ઊલટી પ્રક્રિયા પણ સાચી છે. કોઈ પણ સમયે અસ્કામતો = જવાબદારીઓ + મૂડી અથવા મૂડી = અસ્કામતો  જવાબદારીઓ એ પ્રકારનું નામાનું સમીકરણ (equation) હોય છે. (6) વાસ્તવિક પ્રત્યક્ષીકરણ (realization) સંકલ્પના : નામું આર્થિક વ્યવહારોનું ઐતિહાસિક દફતર છે. તેમાં બનેલી ઘટનાઓની જ નોંધ લેવામાં આવે છે. તે ઘટનાઓનું પૂર્વાનુમાન કરતું નથી. વેચાણ થવાનું છે અને આવક મળવાની છે તેવી સંભવિત ઘટનાઓની નોંધ કરીને નફામાં ફુગાવો કરવામાં આવતો નથી. આમ છતાં કોઈ ઘટનાથી પ્રતિકૂળ અસર પડવાની હોય તો તેની જાણકારીની નોંધ લેવામાં આવે છે.
(7) ઉપાર્જન સંકલ્પના : ધંધાના વ્યવહારોમાંથી જ નફો અથવા નુકસાન થાય છે અને મૂડી વધે છે અથવા ઘટે છે તેથી આ વ્યવહારોમાં રોકડ રકમની આપ-લે ન થઈ હોય અને થવાની હજુ બાકી હોય છતાં પણ આ પ્રકારના વ્યવહારોને નામામાં નોંધવામાં આવે છે. આ બધી સંકલ્પનાઓ ઉપરાંત પ્રત્યેક વ્યવહારનું કાનૂની તથ્ય સાચું દર્શાવાય તે પ્રમાણે નામામાં તેની નોંધ લેવાવી જોઈએ; દા. ત., ભાડા-ખરીદ પદ્ધતિથી કરેલું વેચાણ સામાન્ય પ્રકારનું વેચાણ કહી શકાય નહિ અને ભાડા-ખરીદ પદ્ધતિથી ઉત્પાદન ખરીદનારને સામાન્ય પ્રકારના દેવાદાર તરીકે સરવૈયામાં દર્શાવી શકાય નહિ, કારણ કે તે ગમે ત્યારે માલ પરત કરીને પોતાની જવાબદારીનો અંત લાવી શકે છે. વળી ધંધો કે ઉદ્યોગ ચાલુ રહેશે અને બંધ થશે નહિ તેવી સંકલ્પના હોવા છતાં નાણાકીય વ્યવહારો તો એવી રીતે નોંધવા જોઈએ કે કોઈ પણ અપવાદ વિના પ્રત્યેક વર્ષે નફાનુકસાન ખાતું અને સરવૈયું તૈયાર કરી શકાય. ભારતમાં અગાઉ સંવત વર્ષ, ચૈત્રી વર્ષ, હિજરી વર્ષ, ઈસવીસન અને નાણાકીય વર્ષ (એપ્રિલ –માર્ચ) એમ જુદાં જુદાં વર્ષો પ્રમાણે હિસાબકિતાબ રાખવામાં આવતા હતા; પરંતુ કરવેરાના અધિનિયમનો ધ્યાનમાં રાખીને હવે નાણાકીય વર્ષ પ્રમાણે હિસાબકિતાબ રાખવાનું વલણ વધેલું છે.

નફાનુકસાન ખાતું અને સરવૈયું સ્પષ્ટ અને તથ્યપૂર્ણ ચિત્ર રજૂ કરે તે માટે ત્રણ પ્રકારની પ્રણાલિકાઓ પ્રચલિત છે : (1) સુસંગતતા : હિસાબી પદ્ધતિ વર્ષોવર્ષ એકસરખી રહેવી જોઈએ અને તેમાં ફેરફાર કરવા જોઈએ નહિ; દા. ત., વર્ષ આખરના માલનું એક વર્ષે એક રીતે મૂલ્યાંકન અને બીજા વર્ષે બીજી રીતે મૂલ્યાંકન કરવું જોઈએ નહિ. આમ છતાં આવશ્યકતા અનુસાર મૂલ્યાંકન બદલ્યું હોય તો તેની પૂરેપૂરી ચોખવટ કરવી જોઈએ. (2) ઉઘાડી રીતે દર્શાવવું : કાનૂની આવશ્યકતા હોય અથવા ન હોય છતાં પણ સારી હિસાબી પદ્ધતિને અનુરૂપ બધી જ વિશિષ્ટ બાબતો નાણાકીય પત્રકોમાં બતાવવી જોઈએ – જેવી કે મૂલ્યાંકન કરવાની રીત, મહેસૂલી આવકો અને આવર્તક ખર્ચનું યોગ્ય વર્ગીકરણ, મહત્વની ઘટનાઓનું પ્રકટીકરણ વગેરે. (3) રૂઢિવાદ : નાણાકીય પત્રકો સામાન્ય રીતે રૂઢિવાદી રીતે બનાવવામાં આવે છે. તેમાં બાહ્ય સજાવટ (window-dressing) કરવામાં આવતું નથી. આમ છતાં, ધંધાની વિકટ પરિસ્થિતિ હોય તેના કરતાં પ્રચુર વિકટ બતાવવાની આવશ્યકતા નથી તેમજ ગુપ્ત અનામતો હોય તો તે પણ બતાવવાની જરૂર નથી.

જયન્તિલાલ પોપટલાલ જાની