સમિતિ-વ્યવસ્થા (committee organisation)

સમિતિ–વ્યવસ્થા (committee organisation) : કંપનીના જુદા જુદા એકમોના અન્યોન્ય સંબંધો સંવાદી બને તે હેતુથી આ એકમોના નિષ્ણાત અધિકારીઓનું જૂથ બનાવીને હેતુ સિદ્ધ કરવાની ગોઠવણ. જ્યારે કંપનીના એકમો વચ્ચેના સંપર્કો વધવા માંડે ત્યારે તેઓ એકબીજાના કાર્યક્ષેત્રને ઓળંગે નહિ તેવી સ્પષ્ટ મર્યાદાઓ નિશ્ચિત કરવા માટે કંપનીના નિષ્ણાત અધિકારીઓની સમિતિ બનાવવાનું જરૂરી બને છે. સમિતિના સભ્યો પોતાના એકમ વિશે પૂરેપૂરી જાણકારી ધરાવતા હોય એટલું પૂરતું નથી; પરંતુ અન્ય સંબંધિત એકમોની જવાબદારી અને સમસ્યાઓથી પણ માહિતગાર હોય તે આવશ્યક છે; ઉદાહરણ તરીકે, કંપનીના ઉત્પાદન-વિભાગ અને વેચાણ-વિભાગના કર્મચારીઓ/અધિકારીઓ હરહંમેશ જુદી જુદી ભાષા બોલતા હોય છે, તેથી આ વિસંવાદી વિભાગો પોતાની મર્યાદામાં વર્તે તેવાં તેમને સૂચનો કરવાના માધ્યમ તરીકે તેમની ભાષામાં વાક્પટુતા ધરાવતા વિભિન્ન વિભાગના નિષ્ણાત અધિકારીઓની સમિતિ બનાવવામાં આવે છે. તેથી કંપનીના સર્વસામાન્ય હેતુની સિદ્ધિ માટે આ નિષ્ણાત અધિકારીઓની સહિયારી નિપુણતા એક અસરકારક પરિબળ બને છે.

આમ જે વ્યવસ્થાતંત્ર સમિતિ થકી ચાલતું હોય તેને સમિતિ-વ્યવસ્થાતંત્ર કહેવાય છે. સમિતિનું ગઠન કંપનીના માળખાના દીર્ઘકાલીન અથવા કાયમી સ્વરૂપે કરવામાં આવે છે. સમિતિને અધિકારો સોંપનારાઓ તેના કાર્યક્ષેત્રની આંકણી કરે છે અને તે ક્ષેત્રમાં કઈ બાબતો અંગે નિર્ણયો લેવાના છે તે નક્કી કરવામાં આવે છે. નક્કી કરેલી મર્યાદામાં રહીને કોઈ પણ બાબત કે પ્રશ્ન અંગે સમિતિના સભ્યો ચર્ચાવિચારણા કરીને નિર્ણય લે તેવું અપેક્ષિત હોય છે. ચર્ચાવિચારણાનું સંચાલન પણ સુપેરે થવું જોઈએ. આથી બેઠકનું સંચાલન કરવા માટે અધ્યક્ષ નીમવામાં આવે છે. વળી અધ્યક્ષની મદદમાં સચિવ નીમવામાં આવે છે. બહુધા સમિતિના નિર્ણયોનો અમલ કરવા માટે સમિતિના સભ્યોમાંથી જ મંત્રી અને કોષાધ્યક્ષ જેવા પદાધિકારીઓ પણ નીમવામાં આવે છે; આમ છતાં સમિતિના વ્યવસ્થાતંત્રને તેના તદ્દન સાદા સ્વરૂપમાં નીચેની આકૃતિ પ્રમાણે દર્શાવી શકાય :

સમિતિ-વ્યવસ્થાતંત્ર

સમિતિની બેઠકો સમયાંતરે મળતી હોય છે. બેઠકમાં કઈ બાબતો અંગે નિર્ણયો લેવાના થાય છે તેની કાર્યસૂચિ બનાવીને સચિવ સભ્યોને પરિપત્રિત કરે છે. નિર્ણય-પ્રક્રિયાના અસરકારક ભાગીદાર બનવા માટે સભ્યોને જરૂરી માહિતી પૂરી પાડવાનું કાર્ય અધ્યક્ષના નિયંત્રણ હેઠળ સચિવ કરે છે. કેટલીક વાર મંત્રી આ કાર્યમાં સહભાગીદાર બનતો હોય છે. અધ્યક્ષે બેઠકનું સંચાલન કરવાનું હોય છે. તેમણે જોવાનું હોય છે કે કાર્યસૂચિ પરનાં કાર્યો પર જરૂરી, પૂરતી, સંબંધિત અને માર્ગદર્શક ચર્ચા થાય. ચર્ચાને અંતે નિર્ણય અચૂક લેવાય તે જોવાનું કામ પણ અધ્યક્ષનું છે. ચોક્કસ પરિસ્થિતિમાં નિર્ણય નથી લેવો તે પ્રકારનું તારણ પણ એક નિર્ણય છે. તેનો અધ્યક્ષે ખ્યાલ રાખવાનો રહે છે. મતદાન પ્રસંગે અધ્યક્ષને અન્ય સભ્યોની જેમ મત આપવાની સત્તા છે. વળી કોઈ ચોક્કસ મુદ્દાની તરફેણમાં અને વિરોધમાં સરખા મત પડે તો વધારાનો નિર્ણાયક મત આપવાની સત્તા પણ અધ્યક્ષને છે. સમિતિ માત્ર નિર્ણયો લે છે. નિર્ણયોનો અમલ કરવા માટે એણે આકૃતિમાં દર્શાવ્યા પ્રમાણે કાર્યાનુસાર અથવા રૈખિક વ્યવસ્થાતંત્રનો આશરો લેવો જ પડે છે. અમલ કરાવવા માટે સમિતિના મંત્રી એ તંત્રના વડા બનતા હોય છે અને નિર્ણયનો અમલ કરનાર અધિકારી બને છે. કેટલીક વાર જ્યારે અમલ કરનારું તંત્ર સંપૂર્ણ સ્વતંત્ર હોય છે ત્યારે આ પ્રકારના તંત્રના વડાને સમિતિના નિર્ણયો સચિવ પહોંચાડે છે. આમ, સમિતિનું વ્યવસ્થાતંત્ર સંપૂર્ણ તંત્ર નથી; પરંતુ તેના માટે નિશ્ચિત કરવામાં આવેલા કાર્યક્ષેત્રની મર્યાદામાં જ કામ કરી શકે છે. તેથી તે સિવાયના અન્ય પ્રકારોનો નિર્ણય લેવો અને તેનો અમલ કરવા સુધીનું સમગ્ર કાર્ય સમિતિનું વ્યવસ્થાતંત્ર કરી શકતું નથી.

અશ્વિની કાપડિયા