વાર્ષિક હિસાબો

વાર્ષિક હિસાબો : વેપારી અથવા ઔદ્યોગિક પેઢી દ્વારા વર્ષ દરમિયાન કરવામાં આવેલા નાણાકીય વ્યવહારોનું તેણે વર્ષાન્તે તૈયાર કરેલું કોઠાકીય (tabular) વિવરણ. આ વિવરણ/વાર્ષિક હિસાબોમાં (1) સરવૈયું, (2) નફો અને નુકસાન ખાતું/આવક અને ખર્ચ ખાતું તથા (3) રોકડ ભંડોળ પ્રવાહપત્રક  આટલાંનો સમાવેશ થાય છે. જો પેઢી લિમિટેડ કંપની હોય તો તેણે કંપની અધિનિયમની જોગવાઈઓ પ્રમાણે અને જો તે અન્ય પ્રકારની સંસ્થા હોય તો સંસ્થાના અધિનિયમની જોગવાઈઓ પ્રમાણે વાર્ષિક હિસાબો તૈયાર કરવા પડે છે. છૂટક વેપારીઓ અને ભાગીદારીઓ ઉપર વાર્ષિક હિસાબો તૈયાર કરવાનું કોઈ બંધન નથી, છતાં તેઓ પણ કરવેરાના હેતુ માટે વાર્ષિક હિસાબો તૈયાર કરે છે.

(1) સરવૈયું : પેઢીના નાણાકીય વર્ષની છેલ્લી તારીખે તેની મૂડી, જવાબદારીઓ અને મિલકત કેટલી છે તે વિશે અર્થસભર વિગતો દર્શાવતા પત્રકને સરવૈયું કહેવાય છે. સરવૈયું અંગ્રેજી T આકારમાં બે સ્પષ્ટ ભાગ દેખાય તેવી રીતે તૈયાર કરવામાં આવે છે. તેમાં જમણી બાજુએ પેઢીની મિલકતોનો હિસાબ દર્શાવવામાં આવે છે, જેમાં સ્થાયી મિલકતો – જમીન, મકાન, યંત્રસામગ્રી વગેરે તથા પ્રવાહી મિલકતો  દેવાદારો, વસૂલ કરવાની હૂંડીઓ, રોકાણો, બૅન્કોમાં થાપણો, રોકડ વગેરે – નો સમાવેશ થાય છે. ડાબી બાજુએ પેઢીની મૂડી અને જવાબદારીઓ દર્શાવવામાં આવે છે, જેમાં મૂડી તરીકે ભરપાઈ થયેલી શૅરમૂડી, સામાન્ય નિધિ (general reserve), ડિબેન્ચર પ્રતિદેય નિધિ (debenture redemption reserve) વગેરેનો અને લાંબા અને ટૂંકા ગાળાની જવાબદારીઓમાં ડિબેન્ચરો, લેણદારો, ચૂકવવાની હૂંડીઓ, અદત્ત (unpaid) કરવેરા વગેરેનો સમાવેશ થાય છે. પેઢીમાં અગાઉનાં વર્ષોનો એકત્રિત થયેલો નફો હોય તો તે સરવૈયામાં ડાબી બાજુએ અને એકત્રિત થયેલું નુકસાન હોય તો જમણી બાજુએ દર્શાવવામાં આવે છે. દ્વિનામા પદ્ધતિના સિદ્ધાંત અનુસાર સરવૈયાની બંને બાજુના સરવાળા સરખા હોય છે. આ પ્રકારના સરવૈયામાં પેઢીની મિલકતો પડતર કિંમતે દર્શાવવામાં આવતી હોવાથી કાળાન્તરે મિલકતોમાં થયેલી મૂલ્યવૃદ્ધિનું પ્રતિબિંબ સરવૈયામાં પડતું નથી. સરવૈયું જો T આકારમાં બનાવ્યું હોય તો તેની આંકડાકીય વિગતો નામાનું સામાન્ય જ્ઞાન ધરાવતી વ્યક્તિ સહેલાઈથી સમજી શકતી નથી; તેથી સરવૈયાની વિગતો કોઠાકીય (tabular) સ્વરૂપમાં રજૂ કરવામાં આવે છે અને ભાષા બધા લોકો સમજી શકે તેવી સરળ પદ્ધતિની વાપરવામાં આવે છે. આ પદ્ધતિ અનુસાર મથાળે પેઢીની સ્થાયી અને પ્રવાહી મિલકતો ક્રમવાર દર્શાવીને તેમાંથી તેની લાંબા અને ટૂંકા ગાળાની જવાબદારીઓ ક્રમવાર બાદ કરવામાં આવે છે. ત્યારપછી જે શેષ રકમ બચે તે પેઢીની મૂડી અને વિવિધ નિધિઓમાં સંચિત થયેલા ભૂતકાળના નફાના સરવાળા જેટલી થાય છે. આ રકમ પેઢીની ચોખ્ખી સંપત્તિ કહેવાય છે.

(2) નફા–નુકસાન ખાતું : પેઢીની વર્ષ દરમિયાનની ધંધાકીય પ્રવૃત્તિઓના સારાંશ રૂપે નફો કે નુકસાન થયું તે જાણવા માટે નફા-નુકસાન ખાતું તૈયાર કરવામાં આવે છે. તેના સામાન્ય રીતે ત્રણ વિભાગ હોય છે : (ક) વ્યાપાર ખાતું/ઉત્પાદન ખાતું, (ખ) નફો અને નુકસાન ખાતું અને (ગ) નફો અને નુકસાન વિનિયોગ ખાતું. આ ત્રણેય પ્રકારનાં ખાતાં પણ અંગ્રેજી T આકારમાં બે ભાગ સ્પષ્ટ દેખાય તેવી રીતે તૈયાર કરવામાં આવે છે.

(ક) વ્યાપાર ખાતું/ઉત્પાદન ખાતું : આ ખાતું ધંધાનો વાર્ષિક કાચો નફો બતાવે છે. જો પેઢીની ફક્ત વેપાર-વણજની પ્રવૃત્તિ હોય તો વ્યાપાર ખાતાની ડાબી બાજુએ ખરીદેલા માલની કિંમત (વર્ષારંભે અને વર્ષાન્તે માલનો જથ્થો હોય તેની વધઘટ કર્યા બાદ) અને માલ ખરીદવા માટે કરેલો પ્રત્યક્ષ ખર્ચ ક્રમવાર દર્શાવવામાં આવે છે અને જમણી બાજુએ વેચેલા માલની (પરત આવેલો માલ બાદ કર્યા પછીની) વેચાણકિંમત દર્શાવવામાં આવે છે. જો વેચાણકિંમત ખરીદકિંમત કરતાં વધારે હોય તો તે વધારાને કાચા નફા તરીકે આ ખાતાની ડાબી બાજુએ બતાવીને અને તેથી ઊલટું ઓછી હોય તો તે ઘટને કાચા નુકસાન તરીકે જમણી બાજુએ બતાવીને બંને બાજુના સરવાળા સરખા કરવામાં આવે છે. જો પેઢી માલનું ઉત્પાદન અથવા નિર્માણ કરતી હોય તો વ્યાપારી ખાતાના બદલે ઉત્પાદન ખાતું તૈયાર કરવામાં આવે છે. ઉત્પાદન ખાતાની ડાબી બાજુએ કાચા માલની ખરીદકિંમત (વર્ષારંભે અને વર્ષાન્તે માલનો જથ્થો હોય તેની વધઘટ કર્યા બાદ); કારીગરોની મજૂરી; ઉત્પાદન-ખર્ચ (જેવાં કે, કારખાનામાં વપરાયેલાં બળતણ, કોલસો, ખનીજ-તેલ, કુદરતી ગૅસ અને વીજળી), કાચો માલ, નૂર, વાહનભાડું વગેરે ક્રમવાર દર્શાવવામાં આવે છે અને તેનો સરવાળો કરવામાં આવે છે. આ સરવાળો કારખાનાનો વર્ષ દરમિયાનનો ઉત્પાદન-ખર્ચ કહેવાય છે. આ ખાતાની જમણી બાજુએ ઉત્પાદિત માલની વેચાણકિંમત (વર્ષારંભે અને વર્ષાન્તે માલનો જથ્થો હોય તેની વધઘટ કર્યા બાદ) દર્શાવવામાં આવે છે. જો વેચાણકિંમત ઉત્પાદન-ખર્ચ કરતાં વધારે હોય તો વધારાને ઉત્પાદનના કાચા નફા તરીકે અને તેથી ઊલટું ઓછી હોય તો ઘટને ઉત્પાદનના કાચા નફા તરીકે દર્શાવીને આ ખાતાના બંને બાજુના સરવાળા સરખા કરવામાં આવે છે.

(ખ) નફો અને નુકસાન ખાતું : આ ખાતું પેઢીનો વાર્ષિક ચોખ્ખો નફો બતાવે છે. વ્યાપાર ખાતા/ઉત્પાદન ખાતા પ્રમાણે થયેલો કાચો નફો તથા ધંધાની વિવિધ અન્ય આવકો આ ખાતાની જમણી બાજુએ દર્શાવવામાં આવે છે. તેની ડાબી બાજુએ ધંધાના દરેક પ્રકારના ખર્ચ જેવા કે મૅનેજર અને કર્મચારીઓના પગાર, જાહેરખબર-ખર્ચ, ઑફિસભાડું, છપામણી અને સ્ટેશનરી, ઘાલખાધ, ટપાલખર્ચ, ટેલિફોન ખર્ચ, વીમાનાં પ્રીમિયમ, વટાવ, વેચાણ-કમિશન, ઑડિટ ફી, બૅન્ક ચાર્જિઝ, મોટરખર્ચ, મુસાફરી-ભથ્થાં, મરામતખર્ચ, ઘસારો વગેરે દર્શાવવામાં આવે છે. આ પ્રમાણે જમણી બાજુએ દર્શાવેલા કાચા નફા અને અન્ય આવકોનો સરવાળો ડાબી બાજુએ દર્શાવેલા ખર્ચના સરવાળા કરતાં વધારે હોય તો તે વધારાને કરવેરા પહેલાંનો કુલ નફો કહેવાય છે. તેમાંથી કરવેરા બાદ કરીને નક્કી કરેલો વધારો કરવેરા પછીનો ચોખ્ખો નફો કહેવાય છે.

(ગ) નફો અને નુકસાન વિનિયોગ ખાતું : આગળનાં વર્ષોનો વણવપરાયેલો નફો અને નફા/નુકસાન ખાતા પ્રમાણે ચાલુ વર્ષનો કરવેરા પછીનો થયેલો ચોખ્ખો નફો, આ ખાતાની જમણી બાજુએ દર્શાવવામાં આવે છે. કંપનીના નિદેશકોએ ઠરાવ દ્વારા કરેલી ભલામણો અનુસાર વિકાસ-વળતર-નિધિ, ડિવિડન્ડ સમાનીકરણ નિધિ, સામાન્ય નિધિ અને ચાલુ વર્ષ માટે પ્રસ્તાવિત ડિવિડન્ડ માટે ફાળવેલી રકમો આ ખાતાની ડાબી બાજુએ દર્શાવવામાં આવે છે. ત્યારપછી વણવપરાયેલો નફો વર્ષાન્તિક બાકી રકમ તરીકે સરવૈયાની ડાબી બાજુએ ‘અગાઉનાં વર્ષોના એકત્રિત નફા’ તરીકે દર્શાવવામાં આવે છે. જે સંસ્થા નફો કમાવાના હેતુથી કામ કરતી નથી તે નફા અને નુકસાન-ખાતું તૈયાર કરવાના બદલે તે ખાતાને લગભગ મળતું આવતું T આકારનું આવક અને ખર્ચ-ખાતું તૈયાર કરે છે. આ ખાતાની જમણી બાજુએ સંસ્થાની દરેક પ્રકારની આવકો અને ડાબી બાજુએ તેના દરેક પ્રકારના ખર્ચ દર્શાવવામાં આવે છે અને આ ખાતામાં વર્ષાન્તે આવકનો ખર્ચ કરતાં વધારો અથવા આવકનો ખર્ચ કરતાં ઘટાડો નક્કી કરવામાં આવે છે. આવી વધ અથવા ઘટ સંસ્થાના સરવૈયામાં અનુક્રમે ડાબી અથવા જમણી બાજુએ દર્શાવવામાં આવે છે. T આકારમાં બનાવેલાં વ્યાપાર ખાતું/ઉત્પાદન ખાતું અને નફાનુકસાન-ખાતાની આંકડાકીય વિગતો પણ નામાનું સામાન્ય જ્ઞાન ધરાવતી વ્યક્તિ સહેલાઈથી સમજી શકતી નથી. તેમની વિગતો પણ કોઠાકીય સ્વરૂપમાં રજૂ કરવામાં આવે છે. આ પદ્ધતિ અનુસાર મથાળે પેઢીના વેપાર-વણજના માલ કે ઉત્પાદિત માલની વેચાણકિંમત દર્શાવવામાં આવે છે. તેમાંથી ખરીદેલા માલની કિંમત, ઉત્પાદન-ખર્ચ અને ધંધાના પ્રત્યેક ખર્ચ બાદ કરવામાં આવે છે અને ચોખ્ખો નફો તથા તે નફામાંથી જે પ્રકારની ફાળવણી કરવાની પ્રસ્તાવના હોય તે રકમો દર્શાવવામાં આવે છે.

(3) રોકડ ભંડોળ પ્રવાહપત્રક : રોકડપ્રવાહ વિશ્લેષણ નામનું અધિકરણ જુઓ.

જયંતિલાલ પોપટલાલ જાની