પ્રકલ્પ-આયોજન (project planning) : પ્રયોજના માટેના જુદા જુદા વિકલ્પોને ધ્યાનમાં લઈ ફક્ત એક વિકલ્પને આખરી સ્વરૂપ આપવા માટે પદ્ધતિસરનું વિશ્લેષણ કરી સમયબદ્ધ અમલ કરવાની પદ્ધતિ. આયોજનના ત્રણ ઘટકો છે : (1) યોજનાનો હેતુ, (2) તે માટે જુદા જુદા વિકલ્પોનું વિશ્લેષણ, (3) કોઈ એક વિકલ્પને પસંદ કરી સમયબદ્ધ કરવો. આયોજન-પ્રક્રિયામાં સાધનસામગ્રી, માનવશક્તિ, નાણાં અને સમયનો અસરકારક અને કાર્યક્ષમ ઉપયોગ કરી મહત્તમ લાભ મેળવવા માટે જુદી જુદી પ્રવૃત્તિઓનો સમાવેશ કરવામાં આવે છે.
આયોજનનો હેતુ સિદ્ધ કરવા આ બાબતો ધ્યાનમાં લેવામાં આવે છે : (1) પ્રશ્નનું ઘડતર, (2) માહિતીનું વિશ્લેષણ, (3) કાર્યના શક્ય ઘટકોના વિકલ્પો અને (4) સમયબદ્ધ આયોજન.
મોટી યોજનાના આયોજનમાં ત્રણ પ્રકારના અભ્યાસોનો સમાવેશ કરવામાં આવે છે : (1) શોધખોળ-અભ્યાસ, (2) શક્યતા-અભ્યાસ અને (3) આખરી અભ્યાસ. અસરકારક શક્યતાવાળા વિકલ્પનો અભ્યાસ પૂર્ણ થતાં તેનું યોજનાકીય સ્તરે અને પ્રાદેશિક સ્તરે વિશ્લેષણ કરવામાં આવે છે. પ્રાદેશિક સ્તરે કરવામાં આવતા વિશ્લેષણમાં નીચેના મુદ્દાઓનું ધ્યાન રાખવામાં આવે છે : (ક) આર્થિક કાર્યક્ષમતા, (ખ) પ્રાદેશિક સ્તરે આવકની ઊપજ અને તેની વહેંચણી, (ગ) પ્રાદેશિક સ્તરનો વિકાસ, (ઘ) પર્યાવરણની ગુણવત્તામાં સુધારો, (ઙ) પ્રાદેશિક સ્તરે માનવશક્તિ(નોકરી)ની તકો.
આપણે સિંચાઈ-યોજનાનો દાખલો લઈએ તો યોજના-સ્તરે કરવામાં આવતા વિશ્લેષણમાં નીચેના મુદ્દાઓ ધ્યાનમાં લેવામાં આવે છે : (ક) સિંચાઈથી થતા ઉત્પાદનમાં વધારો, (ખ) સિંચાઈ માટે ઉપયોગમાં લેવાતી જગ્યાનું ધોવાણ રોકવાની પદ્ધતિઓ, (ગ) સુધારેલ બીજ, ખાતર વગેરે, (ઘ) પ્રાદેશિક સ્તરે ઉપલબ્ધ વીજપ્રવાહ, સિંચાઈની સવલત, પૂરનિયંત્રણ, વાહનવ્યવહારની સગવડ વગેરે, (ઙ) પ્રદૂષણ પર અંકુશિતતા, જંગલી પ્રાણીઓનું રક્ષણ, સહેલગાહ માટે સુવિધા ઊભી કરવાના માર્ગો વગેરે.
યોજના/આયોજન માટેની પદ્ધતિ/કાર્યરીત : પ્રથમ યોજનાની કાર્યસૂચિને આલેખનની મદદથી દર્શાવી શકાય છે. યોજનાને જુદાં જુદાં કાર્યોમાં વહેંચી નાંખવામાં આવે છે. કાર્યો વચ્ચેના સંબંધો જાણી તેમને ક્રમમાં ગોઠવી શકાય છે. દરેક કાર્ય પૂરું કરવામાં કેટલો સમય થશે અને આખી યોજના પૂરી કરવામાં કેટલો સમય જરૂરી છે તે જાણી શકાય છે. દરેક કાર્ય પૂરું કરવા સાધનસામગ્રી અને માનવશક્તિની કેટલી જરૂર છે તેની ગણતરી કરાય છે.
કાર્યસૂચિ બનાવવાના ફાયદા : (1) દરેક કાર્યસૂચિ જાણવાથી તે કેવી રીતે પૂરી કરી શકાય તેનો ખ્યાલ આવી શકે, (2) દરેક સ્તરે જરૂરી માનવશક્તિ, સાધનસામગ્રી વગેરે અંગે ઘટતું જાણી શકાય, (3) કાર્ય શરૂ કરવાના સમય પ્રમાણે જરૂરી વ્યવસ્થા કરી શકાય, (4) કાર્ય માટે ફાળવેલ સમય પહેલાં પ્રવૃત્તિ પૂરી કરી શકાય, (5) સાધન- સામગ્રીનો મહત્તમ ઉપયોગ થઈ શકે, (6) દરેક પ્રવૃત્તિ વચ્ચેના સંબંધો જુદા જુદા સ્તરે જાણી શકાય.
કાર્યસૂચિ દર્શાવવાની રીતો : 1. ગેન્ટ-આલેખ, 2. સીમાસ્તંભ (માઈલસ્ટોન)-આલેખ, 3. નેટવર્ક-વિશ્લેષણ.
1. ગેન્ટ-આલેખ : સન 1900માં હેડ્રી ગેન્ટે આ આલેખનો પ્રથમ ઉપયોગ કર્યો હતો. પ્રવૃત્તિ અથવા કાર્યને એક અક્ષ દ્વારા અને સમયને બીજા અક્ષ દ્વારા રજૂ કરી યોજનાની દરેક પ્રવૃત્તિ દર્શાવી શકાય છે.
આકૃતિ 1
[A, B, C, D, E, F અને G યોજનાનાં જુદાં જુદાં કાર્યો છે અને આ દરેક કાર્ય માટે કેટલો સમય (કલાકો / દિવસો/અઠવાડિયાં) લાગશે તે બાર(bar)ના સ્વરૂપમાં દર્શાવ્યું છે.]
બાર-આલેખ દર્શાવવા નીચેના મુદ્દાઓ ધ્યાનમાં રાખવામાં આવે છે : (1) યોજનાને તેનાં જુદાં જુદાં કાર્યો(પ્રવૃત્તિઓ)માં વહેંચી નાખવામાં આવે છે. (2) પ્રવૃત્તિઓ વચ્ચેનો સંબંધ શોધી કાઢવામાં આવે છે. (3) પ્રવૃત્તિઓને યોગ્ય ક્રમમાં ગોઠવવામાં આવે છે. (4) દરેક પ્રવૃત્તિમાં કેટલો સમય લાગશે તે નક્કી કરવામાં આવે છે. (5) દરેક પ્રવૃત્તિને સ્કેલ પ્રમાણે બારના સ્વરૂપમાં દર્શાવવામાં આવે છે.
ઉપર દર્શાવેલી આકૃતિમાં 7 પ્રવૃત્તિઓ દર્શાવેલ છે અને દરેકનો સમય અનુક્રમે 11, 6, 11, 8, 9, 7 અને 16 યુનિટ છે. ઉપરના બાર-આલેખ પરથી નીચેની તારવણી થઈ શકે છે : (1) A અને B પ્રવૃત્તિઓ એકીસાથે શરૂ થાય છે. આ બંને પ્રવૃત્તિઓ એકબીજી પર આધારિત નથી. (2) પ્રવૃત્તિ C પ્રવૃત્તિ B પૂરી થયા પછી ચાલુ કરી શકાય છે. (3) પ્રવૃત્તિ D પ્રવૃત્તિ C પર આધારિત નથી એટલે આ પ્રવૃત્તિ પહેલી શરૂ કરીને પહેલી પૂરી કરી શકાય તેમ છે. (4) પ્રવૃત્તિ E પ્રવૃત્તિ D પૂરી થાય પછી શરૂ કરી શકાય છે. (5) પ્રવૃત્તિ F પ્રવૃત્તિ B પૂરી થયે શરૂ કરી શકાય છે. (6) પ્રવૃત્તિ G પ્રવૃત્તિ D પર આધારિત છે એટલે કે D પ્રવૃત્તિ પૂરી થયે G પ્રવૃત્તિ શરૂ થઈ શકે છે.
બાર-આલેખની મર્યાદાઓ : (1) નાની યોજના જ્યાં કાર્યોની સંખ્યા ઓછી હોય ત્યાં તે વાપરી શકાય છે. (2) પ્રવૃત્તિઓ એકબીજીને આધારિત છે કે નહિ તે દર્શાવી શકાતું નથી (3) યોજનાની દરેક પ્રવૃત્તિની પ્રગતિનું વૈજ્ઞાનિક ઢબે વર્ગીકરણ કરી શકાતું નથી. (4) જે પ્રવૃત્તિઓને લીધે સમગ્ર યોજનાનો સમય નક્કી થયો હોય તેવી નિર્ણાયક (critical) પ્રવૃત્તિઓ જુદી તારવીને દર્શાવી શકાતી નથી. (5) પ્રવૃત્તિમાં થતો વિલંબ શોધી શકાતો નથી. (6) યોજનાની પ્રગતિનો ચિતાર બરાબર મળતો નથી.
2. સીમાસ્તંભ-આલેખ : દરેક પ્રવૃત્તિના મુખ્ય સ્તંભો નક્કી કરે તે પ્રમાણે પ્રવૃત્તિ પૂરી કરવામાં આવે છે. આ મુખ્ય સ્તંભોને સીમાચિહ્ન કે માઈલસ્ટોન કહેવામાં આવે છે.
આકૃતિ 2
ઉપરની આકૃતિમાં પ્રવૃત્તિ Aને ચાર માઈલસ્ટોન છે. પ્રવૃત્તિ Bને ત્રણ માઈલસ્ટોન છે. દરેક માઈલસ્ટોન ચોક્કસ સ્તંભ (પ્રસંગ) બતાવે છે.
માઈલસ્ટોન-આલેખની મર્યાદાઓ : (1) માઈલસ્ટોનના આધારે દરેક પ્રવૃત્તિનું સારું નિયંત્રણ થતું હોવા છતાં સમગ્ર યોજનાના નિયંત્રણમાં ખામી રહી જાય છે. (2) બે માઈલસ્ટોન વચ્ચેનો સંબંધ પ્રગટ કરી શકાય છે; છતાં પણ પ્રવૃત્તિ પ્રવૃત્તિ વચ્ચેના સંબંધો માઈલસ્ટોનથી સ્પષ્ટ કરી શકાતા નથી.
3. નેટવર્ક-વિશ્લેષણ (analysis) : નેટવર્ક-વિશ્લેષણનો હેતુ જુદી જુદી પ્રવૃત્તિઓનું આયોજન, પ્રવૃત્તિઓની શરૂઆત, સમયબદ્ધ પ્રગતિની જાણ અને તે પૂરી કરવા જરૂરી પગલાં લેવાનો છે. નેટવર્ક-વિશ્લેષણમાં બે પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ થાય છે : (ક) મૂલ્યાંકન અને સમીક્ષા પદ્ધતિ (Programme Evaluation and Review Technique PERT); (ખ) નિર્ણાયક પથ પદ્ધતિ (Critical Path Method).
સ્પષ્ટ રીતે દર્શાવેલ કાર્યને પ્રવૃત્તિ કહેવામાં આવે છે. પ્રવૃત્તિની શરૂઆત અને તેના અંતને ‘ઘટના’ કહેવામાં આવે છે. પ્રવૃત્તિઓ અને ઘટનાઓને ચિત્રાત્મક રીતે દર્શાવી શકાય છે. એક વખત યોજનાનું નેટવર્ક દોરાઈ ગયા પછી PERT કે CPM પદ્ધતિથી તેનું વિશ્લેષણ કરી શકાય છે. PERTમાં પ્રવૃત્તિને પૂર્ણ કરવા જોઈતા સમયને ‘યાર્દચ્છિક ચલ’ (random variable) (કોઈ પણ ખાસ ગણતરી વિનાના પરિવર્તનશીલ) તરીકે ગણવામાં આવે છે. PERT ઘટના-આધારિત છે અને તે પણ સંભવિત; જ્યારે CPM પ્રવૃત્તિ-આધારિત છે અને તે પણ નિર્ણયાત્મક.
આદર્શ સંજોગોમાં ઓછામાં ઓછા સમયમાં પ્રવૃત્તિ પૂર્ણ કરવાના સમયને અનુકૂળ સમય કહેવામાં આવે છે. વિપરીત સંજોગોમાં પ્રવૃત્તિ પૂરી કરવા માટે જોઈતા સમયને પ્રતિકૂળ સમય કહેવામાં આવે છે. સામાન્ય સંજોગોમાં પ્રવૃત્તિ પૂરી કરવાના સમયને સંભવિત સમય કહેવામાં આવે છે. વહેલામાં વહેલી તકે ઘટનાર પ્રસંગના સમયને વહેલામાં વહેલો અપેક્ષિત સમય કહેવામાં આવે છે. મોડામાં મોડી તકે ઘટનાર પ્રસંગના સમયને મોડામાં મોડો અપેક્ષિત સમય કહેવામાં આવે છે. આ બંને સમયના તફાવતને મંદ (slack) સમય કહેવામાં આવે છે. વચ્ચેની ઘટનાના શૂન્ય અથવા ઓછામાં ઓછા મંદ સમયને ધ્યાનમાં લઈ શરૂઆતની ઘટના અને છેલ્લી ઘટનાને જોડતા પથને નિર્ણાયક પથ અને તે રીતને નિર્ણાયક પથ-પદ્ધતિ (CPM) કહે છે.
CPMના ફાયદાઓ : (1) પ્રવૃત્તિની ક્રમાંકતા નિર્ધારિત કરી શકાય છે. (2) પ્રવૃત્તિના એકબીજી સાથેના સંબંધો દર્શાવી શકાય છે. (3) જુદી જુદી પ્રવૃત્તિઓ સાથે સંકળાયેલા પ્રશ્ર્નોનો નિકાલ લાવી શકાય છે. (4) પ્રવૃત્તિઓ વચ્ચેની એકસૂત્રતા લાવી શકાય છે. (5) નિરર્થક (ફાજલ) સમયનો નિકાલ કરી યોજનાનાં સમય અને ખર્ચ ઘટાડી શકાય છે. (6) પ્રવૃત્તિની પ્રગતિમાં ઊભી થનાર અડચણ અગાઉથી જાણી શકાય છે અને તેને માટે જરૂરી પગલાં ભરીને તે નિવારી શકાય છે.
CPMનો ઉપયોગ કરી યોજના, આયોજન અને સંચાલનમાં નીચેના મુદ્દાઓ ખાસ ધ્યાનમાં રાખવા પડે છે :
(1) પ્રવૃત્તિઓનું આયોજન, (2) નેટવર્કનું આયોજન, (3) દરેક પ્રવૃત્તિને ફાળવવામાં આવેલ સમયની ગણતરી, (4) પ્રવૃત્તિની ક્રમાંકતા અને નિર્ણાયક-પથની ગણતરી, (5) નેટવર્કની સમીક્ષા અને ગુણદોષવિવેચન, (6) કાર્ય પર અંકુશ, (7) આકસ્મિક કાર્યક્રમ (crash programming), (8) યોજના-સંચાલનના રેકૉર્ડની માવજત.
નગીન મોદી