નામું

નામું : નાણાકીય લેવડદેવડનો હિસાબ રાખવાની પદ્ધતિ. વેપારીઓ, ઉત્પાદકો કે અન્ય વ્યક્તિઓ બીજા લોકો સાથે નાણાંને લગતી અથવા નાણાંના મૂલ્યવાળી વાણિજ્ય પ્રકારની લેવડદેવડ કરે છે. તેની વિશ્લેષણાત્મક વિગતો યોગ્ય માળખાવાળા હિસાબી ચોપડામાં નિયમિત પદ્ધતિસર રાખવામાં આવે છે. વેપારધંધા દરમિયાન વાણિજ્ય પ્રકારની બધી લેવડદેવડોનું (1) કાયમી અને સંપૂર્ણ દફતર રાખવું, અને (2) વેપારી કે ઉત્પાદકની નાણાકીય સ્થિતિ ઉપર દરેક લેવડદેવડની શી અસર પડે તેની જાણકારી મેળવવી, એમ બે પ્રકારના હેતુથી આ ચોપડા રાખવામાં આવે છે. જો તે વ્યવસ્થિત અને ચોકસાઈપૂર્વક રાખ્યા હોય તો માલિકને પોતાનાં લેણાં અને દેવાં, આવકનો વાસ્તવિક સ્રોત અને ખર્ચનો પ્રકાર, ધંધામાં થતો નફો કે નુકસાન અને નિયત તારીખે મૂડી અને મિલકતનો વ્યાપ  એમ વિવિધ પાસાંનો સ્પષ્ટ ખ્યાલ આવે છે. વાણિજ્ય પ્રકારની લેવડદેવડ વ્યાપક રીતે નાણાંમાં જ થતી હોવાથી હિસાબ રાખવા માટે લેવડદેવડનું માપન નાણાંમાં કરવામાં આવે છે.

પ્રાચીન કાળમાં અપરિપક્વ સ્વરૂપમાં હિસાબ રાખવાની કળા હયાતીમાં હતી. રાજ્યતંત્રના હિસાબો રાખવા અંગે ચાણક્યના અર્થશાસ્ત્રમાં ઉલ્લેખ કરવામાં આવ્યો છે તેમજ ગ્રીક-રોમન-કાલીન અને ભારતીય સંસ્કૃતિમાં પણ હિસાબી પદ્ધતિના સંકેતો મળે છે. દ્વિનોંધી હિસાબી પદ્ધતિનો જન્મ વેનિસમાં થયો. ઇટાલીના વેપારીઓએ પંદરમી સદીમાં તે પ્રથમ વાર અપનાવી. ‘નામા’ વિશે જિનોઆમાં લુકાસ દ બુર્ગોએ પહેલો ગ્રંથ પ્રગટ કર્યો, જેનું અંગ્રેજી ભાષાંતર લંડનમાં ઈ. સ. 1543 માં પ્રકાશિત થયું. તેમાં એડ્વર્ડ જોન્સે ઈ. સ. 1795માં કેટલાંક પરિવર્તન કર્યાં.

દ્વિનોંધી હિસાબી પદ્ધતિ અર્વાચીન સમયમાં વિશ્વવ્યાપી બની છે. આ પદ્ધતિ અનુસાર નાણાંને લગતી અથવા નાણાંના મૂલ્યવાળી લેવડદેવડની દરેક નોંધ જમણી અને ડાબી એમ બે બાજુએ કરવામાં આવે છે. એટલે કે દ્વિનોંધી હિસાબી પદ્ધતિ અનુસાર દરેક લેવડદેવડની રકમ એક ખાતામાં જમા અને બીજા ખાતામાં ઉધાર – એમ નોંધવામાં આવે છે. ખાતાંઓ વૈયક્તિક (personal accounts) અને નિર્વૈયક્તિક (impersonal accounts) – એમ બે વિભાગમાં વિભાજિત હોય છે. નિર્વૈયક્તિક ખાતાંઓનું પુનર્વિભાજન માલમિલકતનાં ખાતાં (real accounts) અને ઊપજખર્ચનાં ખાતાં(nominal accounts)માં કરવામાં આવે છે. વૈયક્તિક ખાતાં વ્યક્તિ, પેઢી, કંપની અથવા સંસ્થાને લગતાં હોય છે. આ ખાતેદારોનું કાનૂની અસ્તિત્વ હોય છે. તે કરાર કરવા માટે સક્ષમ હોય છે અને દીવાની ન્યાયાલયમાં તે દાવો કરી શકે છે અથવા તેમના ઉપર દાવો થઈ શકે છે. માલમિલકતનાં ખાતાં વાસ્તવિક અસ્કામતોને લગતાં હોય છે અને તેમાં જમીન અને મકાન, યંત્રો, ઉત્પાદિત માલ, ફર્નિચર, વાહનો, ટ્રેડમાર્ક, રોકાણો, હૂંડીઓ, રોકડ વગેરેનો સમાવેશ થાય છે. ઊપજખર્ચનાં ખાતાં આવક/નફો તથા ખર્ચ/નુકસાનને લગતાં હોય છે અને તેમાં મજૂરી, પગાર, વ્યાજ, વટાવ, જાહેરખબર, ઘાલખાધ, મરામત, ભાડું, નૂર વગેરેનો સમાવેશ થાય છે. હિસાબી નોંધ કરવા માટે જો લેવડદેવડમાં વૈયક્તિક ખાતેદારે લાભ  આપ્યો હોય તો તેના ખાતે જમા અને લાભ લીધો હોય તો તેના ખાતે ઉધાર, માલમિલકત ધંધામાંથી ગયાં હોય તો તેના ખાતે જમા અને ધંધામાં આવી હોય તો તેના ખાતે ઉધાર તથા ધંધામાં ઊપજ/આવક/નફો થયાં હોય તો જે તે ખાતે જમા અને ખર્ચ/નુકસાન થયાં હોય તો જે તે ખાતે ઉધાર કરવામાં આવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, ગુજરાત મોટર્સ લિમિટેડમાંથી રોકડ ચુકવણી કર્યા વિના મોટરકાર ખરીદી હોય તો ગુજરાત મોટર્સ ખાતે જમા અને વાહન ખાતે ઉધાર; જૂનું ફર્નિચર રોકડેથી વેચ્યું તો ફર્નિચર ખાતે જમા અને રોકડ ખાતે ઉધાર; કાર્યાલયનો પગાર અમદાવાદ બૅન્કના ચેકથી ચૂકવ્યો હોય તો અમદાવાદ બૅન્ક ખાતે જમા અને પગાર ખાતે ઉધાર; કંપનીના શૅરોના લાભાંશ(dividend)નો ચેક આવ્યો હોય અને તે બૅન્કમાં ભર્યો હોય તો ડિવિડન્ડ ખાતે જમા અને બૅન્ક ખાતે ઉધાર એમ દ્વિનોંધી પદ્ધતિ અનુસાર એક જ લેવડ અથવા દેવડની એક ખાતામાં જમા અને બીજા ખાતામાં ઉધાર એમ બે ખાતાંમાં નોંધ કરવામાં આવે છે.

આમ કોઈ પણ લેવડદેવડ અનુસાર એક ખાતામાં જેટલી રકમ જમા કરવામાં આવે તેટલી જ રકમ બીજા ખાતામાં ઉધારવામાં આવે છે. પરિણામે કોઈ નિશ્ચિત સમય દરમિયાન જુદાં જુદાં ખાતાંમાં જેટલી રકમો જમા કરેલી હોય તેનો સરવાળો અન્ય ખાતાંમાં તેટલી જ ઉધારેલી રકમોના સરવાળા બરાબર થાય છે. લેવડદેવડની આવી નોંધો જે હિસાબી ચોપડામાં લખવામાં આવે છે તેને આમનોંધવહી (journal) કહે છે. જો ધંધામાં લેવડદેવડ મોટા પાયા ઉપર થતી હોય તો આમનોંધવહીનું વિભાજન કરીને ખરીદ-વહી (purchase book), ખરીદ-પરતવહી (purchase return book), વેચાણવહી (sales book), વેચાણ-પરતવહી (sales return book), લેણી-હૂંડી-વહી (bills receivable book), રોકડ મેળ (cash book) અને ખાસ આમનોંધવહી (journal proper) – એમ વિભિન્ન પેટાનોંધવહીઓ (subsidiary books) રાખવામાં આવે છે.

ધંધામાલિકને કોઈ વાર અમુક નિશ્ચિત ખાતા માટે માહિતીની જરૂર પડે તો તે ખાતાની નોંધ જે જે પેટાનોંધવહીઓમાં લખી હોય તેમની ઝીણવટપૂર્વક તપાસ કરીને માહિતી એકત્ર કરવી પડે. આમ વારંવાર તપાસ કરવામાં સમય અને શક્તિનો દુર્વ્યય થાય. તેના ઉકેલ માટે ખાતાવહી (ledger) રાખવામાં આવે છે. પેટાનોંધવહીઓમાં જે કોઈ ખાતા અંગે જમા અથવા ઉધારની નોંધ કરવામાં આવી હોય તે પ્રત્યેકનું ખાતું ખાતાવહીમાં ઉઘાડીને જે તે ખાતા અંગેની જમા અથવા ઉધારની નોંધો અંગેની બધી રકમોની કાલક્રમાનુસાર તે ખાતામાં ખતવણી (posting) કરવામાં આવે છે. આમ દરેક ખાતા વિશે પેટાનોંધવહીઓમાં જે જે નોંધો હોય તેમાં દર્શાવેલી રકમોનું તે ખાતામાં એકત્રીકરણ થાય છે. કોઈ પણ સમયે કોઈ પણ ખાતા અંગેની સંપૂર્ણ માહિતી ખાતાવહીમાંથી તરત મળી શકે છે. જો ધંધામાં લેવડદેવડ મોટા પાયા ઉપર થતી હોય તો ખાતાવહીનું વિભાજન કરીને લેણદારોની ખાતાવહી, ખરીદ-ખાતાવહી (purchase ledger), દેવાદારોની ખાતાવહી/ વેચાણખાતાવહી (sales ledger), લેણદારો અને દેવાદારો સિવાયનાં ખાતાંઓની સામાન્ય ખાતાવહી – એમ વિભિન્ન પેટાખાતાવહીઓ રાખવામાં આવે છે.

ધંધાનો સાચો નફો/ખોટ અને સાચી આર્થિક પરિસ્થિતિ જાણવા માટે ધંધાના ચાલુ વર્ષ(current year)ને સ્પર્શતાં એટલે કે પછીના વર્ષ (succeeding year) અથવા અગાઉના વર્ષ(preceding year)ને લગતાં નહિ તેવાં તમામ ઊપજ અને ખર્ચ ધ્યાનમાં લેવાં જોઈએ. નફો/ખોટ શોધવા માટે આવા ખર્ચ ચાલુ વર્ષમાં રોકડમાં ચૂકવ્યા હોય અથવા હજુ ચૂકવવાના બાકી હોય અથવા ગયા વર્ષે અગાઉથી ચૂકવ્યા હોય, તેવી જ રીતે આવી ઊપજ ચાલુ વર્ષમાં રોકડમાં મળી હોય અથવા હજુ મળવાની બાકી હોય અથવા અગાઉના વર્ષે અગાઉથી મળેલી હોય તે ધ્યાનમાં લેવાં જોઈએ. વળી ચાલુ વર્ષમાં ચૂકવેલા ખર્ચ અથવા મળેલી ઊપજમાં અમુક રકમ આવતા વર્ષની અથવા ગયા વર્ષની હોય તો ચાલુ વર્ષનો નફો/ખોટ શોધવા માટે તે રકમ ચૂકવેલા ખર્ચ અથવા મળેલી ઊપજમાંથી બાદ કરવી જોઈએ. આ ઉપરાંત કેટલાંક નુકસાનો (ઉદાહરણ તરીકે ઘસારો), જેમાં કોઈ લેવડદેવડ થતી નથી તે પણ નફો/ખોટ શોધવા માટે ધ્યાનમાં લેવાં જોઈએ. વળી, રૂઢિચુસ્તતાના ખ્યાલને અનુસરતાં ભવિષ્યમાં થનાર સંભવિત નુકસાન (ઉદાહરણ તરીકે ઘાલખાધ) માટેની જોગવાઈ પણ યોગ્ય નફો/ખોટ શોધતી વેળાએ ધ્યાનમાં લેવી જોઈએ. અલબત્ત, ભવિષ્યની સંભવિત ઊપજ અથવા નફો ધ્યાનમાં લેવાય નહિ. આમ, ચાલુ વર્ષનાં તમામ ઊપજ, ખર્ચ અથવા નુકસાન અને ભવિષ્યના સંભવિત નુકસાન માટેની જોગવાઈઓને ધ્યાનમાં લેવા માટે જે વિગતોની નોંધો ખાસ આમનોંધમાં લખવામાં આવે છે તેને હવાલા (adjustment entries) કહે છે.

નાણાકીય વર્ષના અંતે વ્યાપાર-ખાતું (trading account), નફાનુકસાન-ખાતું (profit and loss account) અને પાકું સરવૈયું (balance sheet) તૈયાર કરવા માટે ખાતાવહીનાં બધાં ખાતાં બંધ કરી તથા દરેક ખાતાની બાકી (balance) નિશ્ચિત કરી પ્રત્યેક ખાતાની જમા બાકી (credit balance) અથવા ઉધાર બાકી (debit balance), જે હોય તે, એક પત્રકમાં બતાવવામાં આવે છે. તેને કાચું સરવૈયું (trial balance) કહે છે. જો જમા બાકી રકમોનો સરવાળો અને ઉધાર બાકી રકમોનો સરવાળો એકસરખો થાય તો હિસાબોમાં આંકડાની ભૂલ નથી તેમ માનવામાં આવે છે.

વર્ષની આખરે ખાતાવહીમાં વ્યાપાર-ખાતું ઉઘાડીને તેમાં વેચાણ, ખરીદી, ઉત્પાદન અંગેની મજૂરી, ખરીદેલા માલનું ગાડાભાડું અને રેલવેનૂર, નાકાવેરો, આયાતશુલ્ક એમ ઉત્પાદન અથવા ખરીદી સાથે સંકળાયેલાં ખાતાંની જમા બાકી અથવા ઉધાર બાકી તથા કાચો માલ, અર્ધ-ઉત્પાદિત માલ અને પૂર્ણ-ઉત્પાદિત માલનાં ખાતાંની ઊઘડતી બાકી તથા બંધ બાકી રકમો ફેરબદલ (transfer) કરવામાં આવે છે. ત્યારપછી વ્યાપાર-ખાતામાં અંતિમ જમા બાકી જણાય તો કાચો નફો (gross profit) અને અંતિમ ઉધાર બાકી જણાય તો કાચું નુકસાન (gross loss) થયું તેમ કહેવાય છે. વ્યાપાર-ખાતા મુજબ નક્કી થયેલા કાચા નફા અથવા કાચા નુકસાનની રકમ ખાતાવહીમાં નફાનુકસાન ખાતું ઉઘાડીને તેમાં ફેરબદલ કરવામાં આવે છે. વળી, ઑફિસના ખર્ચા, વહીવટી ખર્ચા, વેચાણ અને વિતરણના ખર્ચા, વ્યાપાર-ખાતામાં ઉધાર્યા ન હોય તેવા દરેક પ્રકારના ખર્ચા તથા નુકસાન અંગેનાં ખાતાંઓની ઉધાર બાકી અને દરેક પ્રકારની આવક કે ઊપજ ખાતાંઓની જમા બાકી રકમો પણ નફાનુકસાન ખાતામાં ફેરબદલ કરવામાં આવે છે. ત્યારપછી નફાનુકસાન ખાતામાં અંતિમ જમા બાકી જણાય તો ચોખ્ખો નફો (net profit) અને અંતિમ ઉધાર બાકી જણાય તો ચોખ્ખું નુકસાન (net loss) થયું તેમ કહેવાય છે. આ ઉપરાંત ઘણી વાર નફાનુકસાન-વિનિયોગ (profit and loss appropriation)-ખાતું ખાતાવહીમાં ઉઘાડવામાં આવે છે અને તેના દ્વારા ચોખ્ખા નફામાંથી લાભાંશ વહેંચવાની, જુદા જુદા નિધિ(funds)માં ફાળવણીની, આવકવેરાની ચુકવણીની રકમો અંગે વિનિયોગ કરવામાં આવે છે.

હિસાબી વર્ષની છેલ્લી તારીખે ધંધાની ચોક્કસ નાણાકીય પરિસ્થિતિનું માપન કરવા માટે સરવૈયું તૈયાર કરવામાં આવે છે. માલમિલકત ખાતાં, દેવાદારોનાં ખાતાં તથા (ચોખ્ખું નુકસાન થયું હોય તે સંજોગોમાં) નફાનુકસાન ખાતાની ઉધાર બાકી રકમો સરવૈયામાં જમણી બાજુએ સંપત્તિ અને માલમિલકત શીર્ષક હેઠળ દર્શાવવામાં આવે છે. મૂડી-ખાતું, વિવિધ નિધિ ખાતાં, લેણદારોનાં ખાતાં તથા (ચોખ્ખો નફો થયો હોય તે સંજોગોમાં) નફાનુકસાન-ખાતાની જમા બાકી રકમો સરવૈયામાં ડાબી બાજુએ મૂડી અને જવાબદારી શીર્ષક હેઠળ દર્શાવવામાં આવે છે. આમ કોઈ પણ ધંધાકીય એકમનાં ઑડિટ થયેલાં વ્યાપાર-ખાતાં, નફાનુકસાન-ખાતાં અને સરવૈયાના અભ્યાસથી ધંધાના માલિકને તથા અન્ય વ્યક્તિઓને તે એકમની નાણાકીય પરિસ્થિતિનો સ્પષ્ટ ખ્યાલ આવે છે.

કેટલીક વાર હિસાબી ચોપડા એકનોંધી પદ્ધતિ (single entry system) અનુસાર પણ રાખવામાં આવે છે. તેમાં દરેક લેવડ-દેવડનાં બંને પાસાંની નોંધ લેવાનું આવશ્યક માનવામાં આવતું નથી. આ હિસાબી પદ્ધતિમાં ફક્ત લેણદારો અને દેવાદારોનાં વૈયક્તિક ખાતાં રાખવામાં આવે છે અને માલમિલકતનાં ખાતાં તથા ઊપજખર્ચનાં ખાતાંની તેમાં નોંધ લેવાતી નથી. હિસાબી ચોપડા રાખવાની આ પદ્ધતિ અધૂરી અને અચોક્કસ ગણાય છે. રોકડ મેળમાંથી વર્ષ આખરની રોકડ પુરાંત, બૅન્ક પાસબુકમાંથી બૅન્ક-ખાતાની સિલક, નિયમિત રાખવામાં આવેલી ખાતાવહીમાંથી લેણદારો અને દેવાદારોની બાકી રકમ, માલસૂચિ(inventory)માંથી કાચા માલ, અર્ધ-ઉત્પાદિત માલ અને પૂર્ણ-ઉત્પાદિત માલના જથ્થાની રકમ, જે કોઈ પ્રકારે પ્રાપ્ય હોય તે પ્રકારે (ઉદા. તરીકે, દસ્તાવેજ અથવા ભરતિયાંમાંથી) જમીન અને મકાન, યંત્રો, ફર્નિચર વગેરેની મેળવેલી માહિતી ઉપર આધાર રાખીને ધંધા બાબતોનું પત્રક (statement of affairs) બનાવવામાં આવે છે. તેને પણ સરવૈયું કહેવામાં આવે છે. ધંધાની જવાબદારીઓ કરતાં સંપત્તિ અને માલમિલકતનો વધારો મૂડી ગણવામાં આવે છે. આવાં પત્રકો પ્રમાણે નક્કી કરેલી વર્ષની શરૂઆતની મૂડી અને વર્ષની આખરની મૂડીની સરખામણી કરીને તથા વર્ષ દરમિયાન કરેલા મૂડી-ઉપાડ તથા નવી લાવેલી મૂડીનું સમાયોજન (adjustment) કરીને નફો અથવા નુકસાન નક્કી કરવામાં આવે છે. આવી સમાયોજિત વર્ષ આખરની મૂડીમાં વર્ષની શરૂઆતની મૂડી કરતાં વધારો થયો હોય તો તે નફો અને ઘટાડો થયો હોય તો તે નુકસાન ગણવામાં આવે છે. આવી એકનોંધી પદ્ધતિ અનુસારના હિસાબી ચોપડા સાંપ્રત સમયમાં ભાગ્યે જ રાખવામાં આવે છે.

જયન્તિલાલ પો. જાની

બંસીધર શુક્લ